5 Zeitfresser am Bau – und wie Sie diese lösen

Juni 16, 2019

2:16 pm

Die Baubranche boomt – und gleichzeitig werden die Dokumentationspflichten strenger. Zusammengezählt ergibt sich daraus eine einfache Rechnung: Doppelte Arbeit plus mehr Schreibkram resultiert in dreifacher Arbeitszeit, die Sie als Bauleiter für den Projekterfolg investieren müssen. Um diesem Teufelskreis ein Ende zu bereiten, gilt es die größten Zeitfresser auf der Baustelle zu lösen. Dies gelingt mit der richtigen Bauprojektmanagement Software.

Die 5 größten Zeitfresser am Bau

Die deutsche Baubranche sieht sich aktuell mit vielfältigen Problem konfrontiert. Der Arbeitstag eines Bauleiters überschreitet regelmäßig 10 Stunden; 25% gehen dabei auf Kosten der Baudokumentation. Diese hohe Arbeitsbelastung führt nicht nur zu verspäteten Feierabenden auf Bauleiterseite, sondern auch zu steigender Unzufriedenheit und Krankheitstagen. 11,23 Krankheitstage sind in der Baubranche die Regel. Damit liegt die Baubranche im bundesweiten Branchenvergleich an Platz 1.

Solche Aussichten sind besonders für potenzielle Nachwuchsbauleiter wenig attraktiv. In Umfragen zeigte sich sogar, dass die Arbeitsbelastung ein Hauptgrund dafür ist, dass sich junge Ingenieure nicht für die Karriere als Bauleiter entscheiden. Der fehlende Nachwuchs verschärft den bereits bestehenden Fachkräftemangel weiter und führt wiederum zu einer weiteren Beanspruchung von Bauleitern.

Die Überbelastung von Bauleitern hat verschiedene Ursachen. Wir stellen Ihnen die 5 der größten Zeitfresser auf der Baustelle vor und geben Ihnen Tipps, wie Sie diesen begegnen können!

Projektmanagement Bau
Papierdokumentation nimmt auf Baustellen viel Zeit in Anspruch.

1. Das Bautagebuch

Trotz vorgefertigter Excel- oder Word-Vorlagen ist das Thema Bautagebuch einer der Hauptzeitfresser für Bauleiter. Wetterberichtdaten, Informationen zu den Anwesenden auf der Baustelle und viele weitere Kleinigkeiten dokumentieren Bauleiter aktuell händisch. Und als ob dies noch nicht genug Arbeit wäre, verbringen Bauleiter ihren Feierabend im Büro, um die gesammelten Informationen ins System einzupflegen und den fertigen Bericht zu versenden. Unter’m Strich: Bauleiter verbringen zu viel Zeit mit der Erstellung des Bautagebuchs.

Capmo-Tipp: Standardisieren Sie den Prozess Ihres Bautagebuchs! Dokumentieren Sie aktuell mit Stift und Papier? Ersetzen Sie das manuelle Werkzeug mit einer Software, mit der Sie Ihr Bautagebuch digital erstellen können. Qualitativ hochwertige Software stellt Ihnen hierfür praktische Funktionen wie die Diktierfunktion an und vervollständigen Ihr Bautagebuch automatisch. Capmo fügt beispielsweise die Wetterdaten ohne Ihr Zutun ein. Bauleiter sparen dank der Bautagebuch-Funktion circa 5 Stunden pro Woche.

2. Revisionsunterlagen

Revisionsunterlagen gehören nicht zu den Dingen, mit denen Bauleiter sich gerne beschäftigen. Dennoch gehören sie zum Tagesgeschäft. Das Problem, das hierbei häufig auftritt: Die Unterlagen müssen unter Zeitdruck erstellt werden. Dass dabei hin und wieder Informationen unter den Tisch kommen, ist kein Wunder – jedoch ein großes Problem. Im Fall eines Schadens drohen erstzunehmende rechtliche Konsequenzen. Daher darf in Punkto Revisionsunterlagen trotz des hohen Zeitaufwands nicht gespart werden.

Capmo-Tipp: Um sich bei dem mühsamen Durchschauen aller Unterlagen Zeit zu sparen, ist es ratsam, von Anfang an die Dokumente strukturiert und digital an einem Ort abzulegen. So haben Sie die wichtigsten Dokumente jederzeit griffbereit. Projektmanagement in Sachen Revisionsunterlagen heißt demnach: Daten ordnen und auffindbar aufbewahren.

3. Jour Fixes

Baustellenbesprechungen über Baustellenbesprechungen: Wo bleibt da noch Zeit, die eigene Aufgabenliste abzuarbeiten? Viele Bauleiter stehen vor der Herausforderung, alle Beteiligten regelmäßig zu informieren und an einen Tisch zu bringen. Obwohl hierfür viel Zeit investiert wird, ist das Ergebnis nicht immer zufriedenstellend. Irrelevante Themen werden zu lange diskutiert oder Dinge, die bereits beschlossen sind, wurden nicht umgesetzt. Fraglich ist also, wie viele Besprechungen überhaupt sinnvoll sind und wie Sie diese erfolgreicher gestalten.

Capmo-Tipp: Auch diesen Zeitfresser umgehen Sie mit einem effektiven Bauprojektmanagement. Stellen Sie sich zunächst die Frage, welchen Zweck das Meeting erfüllt. Geht es nur darum, alle Beteiligten regelmäßig über den Baufortschritt zu informieren? Sollte dies der Fall sein, sind Meetings nicht immer notwendig. Eine gute Baustellen-Software erledigt diese Arbeit für Sie nebenbei. Wollen Sie mit dem Meeting die Kommunikation am Bau verbessern? Auch hierfür können Sie das Zusammenkommen vermeiden, indem Sie die Zusammenarbeit der Gewerke strukturiert über Ihre Bau App abwickeln.

Falls Sie trotz der Überlegungen zu dem Schluss kommen, dass ein Treffen unumgänglich ist: Arbeiten Sie eine festdefinierte Agenda ab und leiten Sie hiervon Aufgaben ab, die in einer fixen Frist erledigt sein müssen. Halten Sie die Agenda so schlank wie möglich und reduzieren Sie die Diskussionszeiten – so stellen Sie sicher, dass das Meeting ein Erfolg wird.

Projektmanagement am Bau
Jour Fixes kosten Ihnen viel Zeit und Nerven – gutes Projektmanagement sieht anders aus.

4. Kommunikation am Bau

Schon wieder stimmt etwas auf der Baustelle nicht, doch der Verantwortliche ist nicht zu finden. Bauleiter greifen in diesen Fällen schnell zum Telefon. Und schon entpuppt sich das nächste Problem: Entweder ist die Handynummer des Verantwortlichen nicht hinterlegt, dieser antwortet nicht auf WhatsApp Nachrichten oder ist erst gar nicht erreichbar. Haben Sie das Glück, sofort zum richtigen Ansprechpartner durchzukommen, müssen Sie das Gespräch im Nachgang dokumentieren. Denn wie wir wissen, gilt auf der Baustelle “Wer schreit, der bleibt”.

Capmo-Tipp: Damit die Kommunikation auf dem Bau reibungslos verläuft, sollten Sie vor Projektstart alle wichtigen Kontakte in Ihrem Smartphone abspeichern. Darüber hinaus ist es sinnvoll, sich gemeinsam auf ein rechtssicheres Kommunikationsmedium zu einigen. WhatsApp ist hierfür übrigens nicht geeignet. Um Ihr Bauprojektmanagement zu verbessern, setzen Sie besser auf eine Plattform, auf der Sie Dokumente sowie weitere Informationen austauschen und die entsprechende Person direkt benachrichtigen können. So sparen Sie viel Zeit und kommunizieren rechtssicher mit Ihren Projektbeteiligten. Eine Bauprojektmanagement Software vereint diese Funktionen in einem.

5. Planaktualisierungen /-versionierungen

Sicherzustellen, dass jeder Beteiligte zu jeder Zeit mit dem aktuellen Bauplan arbeitet ist mühsam jedoch unumgänglich. Arbeiten Handwerker mit einem alten Planstand, sind Baumängel an der Tagesordnung und das Mängelmanagement gerät aus den Fugen. Im schlimmsten Fall blüht Ihnen nicht nur ein erheblicher Mehraufwand, sondern finanzielle Schäden und womöglich sogar das Scheitern Ihres Bauprojekts.

Capmo-Tipp: Nutzen Sie digitale Projekträume, in denen Sie Ihre aktuellen Baupläne für jeden Beteiligten sichtbar ablegen. Durch eine Versionierung stellen Sie außerdem sicher, dass jeder Projektbeteiligte erkennt, mit welchem Plan er aktuell arbeitet. Mit diesem Schritt im Rahmen Ihres Bauprojektmanagements garantieren Sie, dass die Informationen auf Ihrer Baustelle transparent, nachvollziehbar und damit rechtssicher festgehalten werden. Ein Beispiel für einen solchen Projektraum ist der “PPM Projektraum” der Firma Hitzler.

Bauprojektmanagement Software vereinfacht Bauausführung

Wenn wir uns diese Zeitfresser so ansehen, wird schnell klar, dass sie allesamt durch analoge, ineffiziente Prozesse verursacht werden; sei es die Suche nach dem richtigen Ansprechpartner, das Führen des Bautagebuchs oder sicherzustellen, dass jeder Beteiligte mit dem aktuellen Planstand arbeitet. Mit einer Bauprojektmanagement Software gehören diese mühsamen Aufgaben der Vergangenheit an.

Die Baustellen App garantiert, dass die Informationen in Echtzeit für jedermann zur Verfügung stehen und erleichtert die mühsame Dokumentation auf dem Bau. Indem alle Projektbeteiligten zusammenarbeiten, unterstützt das Programm Bauleiter außerdem bei der Kommunikation am Bau. Langwierige Jour Fixes können so verkürzt, wenn nicht ersetzt werden. Darüber hinaus reduzieren Sie durch die digitale Arbeitsweise Baumängel durch eine transparente Versionierung von Bauplänen.

Studien zeigen, dass der Einsatz von Software auf der Baustelle Bauleiter bis zu 70% auf der Baustelle sparen lässt! Ein einfacher Schritt mit großer Wirkung im Arbeitsalltag von Bauleitern.