DSGVO: Ist Whatsapp noch auf dem Bau einsetzbar?

Juni 16, 2019

10:24 am

WhatsApp Baustelle

Mitte 2019 trat die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Kraft. Während die Verordnung viele Punkte regelt, bleibt eine Frage bisher dennoch ungeklärt: Ist WhatsApp als eines der am meist genutzten Software-Tools auf der Baustelle noch vertretbar? Oder müssen Sich Bauleiter für Themen wie die Baudokumentation, das Mängelmanagement oder die Kommunikation zwischen Subunternehmer ein anderes Tool suchen? Wir gehen dieser Frage auf den Grund.

Whatsapp ist der Standard auf dem Bau

Das WhatsApp eines der meistgenutzten Kommunikationstools auf der Baustelle ist, hatten wir schon länger vermutet. Eine Studie des Marktforschungsinstituts BauInfoConsult bestätigt dies nun mit Zahlen: Über 37 Prozent der Bauunternehmen nutzen WhatsApp als primären unkomplizierten und formlosen Kommunikationskanal zwischen Kunden, Subunternehmern und Kollegen. Bei über 55 Prozent der Bauunternehmen ist WhatsApp in irgendeiner Weise im Einsatz. WhatsApp spielt damit zweifellos eine große Rolle im Arbeitsalltag auf der Baustelle. Ob dies jedoch auch rechtlich unbedenklich ist, beleibt ungeklärt. Daher stellen wir uns die Frage: Ist WhatsApp im Kontext der DSGVO auf der Baustelle noch einsetzbar?

WhatsApp und die DSGVO

Bevor wir auf die Gefahren von WhatsApp im Hinblick auf die DSGVO eingehen, führen wir uns das wichtigste der Datenschutzgrundverordnung vor Augen. Die DSGVO eine Verordnung der Europäischen Union und regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten. Sie soll in erster Linie sicherstellen, dass unsere persönlichen Daten geschützt sind und gleichzeitig dafür sorgen, dass innerhalb der EU ein freier Datenverkehr gewährleistet werden kann. Welche Regelungen die Verordnung sonst beinhaltet, können Sie auf dieser Hompage nachlesen.

Mit der DSGVO im Hinterkopf wirft die Nutzung von WhatsApp auf der Baustelle drei Probleme auf:

1.

Whatsapp hat auf alle Kontaktdaten Zugriff

„Nach jetzigem Datenschutzrecht und auch nach dem Zukünftigen handelt es sich bei der Weitergabe von personenbezogenen Daten – zum Beispiel Kundendaten – ohne Rechtsgrundlage oder Einwilligung um einen Datenschutzverstoß“, warnt Marit Hansen, Datenschutzexpertin beim Zentralverband des Deutschen Handwerks ZDH, in der Welt. WhatsApp hat in der Regel Zugriff auf alle Ihre Kontaktdaten – im Zweifel auch auf die Kontaktdaten Ihrer Kunden, die Sie auf Ihrem Geschäftshandy gespeichert haben. Rechtlich wird die Freigabe der Kontaktdaten als Datenaustausch zwischen zwei Firmen gewertet. Ohne die Einwilligung der betroffenen Kunden und Kollegen ist dieser Austausch illegal und damit strafbar.

Sie haben jedoch die Möglichkeit, die Datenschutz-Einstellungen von WhatsApp und Ihrem Smartphone so anzupassen, dass der Kommunikationsdienst keinen Zugriff auf Ihre Kontakte hat. Wie Sie dabei vorgehen, sehen Sie in diesem Video:

Schützen Sie Ihre Kontakte – sonst macht Ihnen die DSGVO Probleme.

2.

Bilder vom Bau verschicken

Auf der Baustelle ist es eine gängige Praxis, Bilder von Mängeln oder von Baufortschritten zu verschicken, um schnell und einfach mit seinen Kollegen zu kommunizieren. Auf diese Weise werden aktuell wichtige Prozesse wie für das Mängelmanagement oder die Baudokumentation abgewickelt. „Da WhatsApp Zugriff auf dieses Bild erhält, handelt es sich um eine Datenübertragung an WhatsApp, für die der betroffene Kunde jedoch keine Einwilligung erteilt hat“, stellt Dr. Markus Peifer, ebenfalls Datenschutzexperte vom Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH), fest. Um auf der sicheren Seite zu sein, müsste vor dem Versand der Bilder eine Einwilligung des Kunden eingeholt werden.

3.

Datenverlust& Geschäftsrisiken

Oft werden Bilder von Mängeln, Schäden oder anderen Aufgaben für Gewerke über WhatsApp verschickt. Diese Art und Weise ist jedoch kurzsichtig: Im Falle einer Gewährleistung können Bilder beispielsweise nur schwer wieder gefunden werden. Hinzu kommt, dass durch Updates oder neue Smartphones Datenverlust droht. Der Schaden, der dadurch entstehen kann, liegt gegebenenfalls sogar über der möglichen Strafe durch die Verletzung der DSGVO.

Ihre DSGVO-konforme Baustelle

So banal sie auch scheint, ist die Nutzung von WhatsApp auf der Baustelle durchaus mit Vorsicht zu genießen. Wie Sie die Kommunikation auf der Baustelle sonst abwickeln sollen? Setzen Sie auf eine einfache sowie intuitive Bausoftware und steuern Sie Ihre Baustelle DSGVO-konform.

Rechtssicherer Datenaustausch mit Bauleiter App

Dass WhatsApp nicht DSGVO-konform ist, bedeutet nicht, dass dies für andere Tools auch gilt. Ganz im Gegenteil: Mit der richtigen Baustellen-Software sind Sie in Sachen DSGVO bestens aufgestellt. Besonders empfehlenswert sind Programme für die digitale Baudokumentation. Warum? Im Falle einer Rechtsstreitigkeit können Sie damit beweisen, dass Sie jegliche Vorgänge aufgenommen haben, ohne die Datenschutzrechte anderer zu verletzen. Mit der Anmeldung zur App haben diese der Verarbeitung ihrer Daten zugestimmt.

Gleiches gilt für das digitale Mängelmanagement: Da Sie mit dem Bauherren über Ihre Bausoftware kollaborieren, ist dieser über die Anfertigung von Fotos auf deren Baustelle informiert. Fotos, die mithilfe dieser Bausoftware aufgenommen und verschickt werden, erfüllen somit alle Anforderungen der DSGVO. Sollte Ihr Bauherr doch hin und wieder eine Aufnahme zur Ansicht verlangen, haben Sie diese ohne lange Nachforschungen zur Hand – die App speichert alle Fotos zusammen mit den wichtigsten Informationen ab.

Vorsicht bei Videoüberwachung auf der Baustelle

Ebenso wie WhatsApp ein gängiges Kommunikationstool ist, ist die Videoüberwachung ein gängiges Vorgehen auf Baustellen, um die Gewerke im Auge zu behalten. Aus DSGVO-Perspektive ist diese Praxis äußerst riskant. Um keine Verletzung der Datenschutzgrundverordnung zu riskieren, müssten Sie sicherstellen, dass sich jeder, der Ihre Baustelle betritt, bewusst ist, aktuell gefilmt zu werden. Wie das möglich ist? Wir würden sagen kaum. Aus diesem Grund raten wir Ihnen dringend von der Videoüberwachung auf Ihrer Baustelle ab und empfehlen Ihnen, andere Maßnahmen zu ergreifen, um Ihre Gewerke zu steuern.

Eine Möglichkeit ist beispielsweise die Zusammenarbeit über eine Bausoftware abzuwickeln. In dieser können Sie alle Aufgaben anlegen, zuweisen und haben den Fortschritt stets im Blick. Damit Sie stets über den Fortschritt auf Ihrer Baustelle informiert sind, stellt Capmo Ihnen beispielsweise ein Dashboard zur Verfügung, das Ihnen einen Überblick über Ihre Baustelle gibt. Sollte ein Subunternehmer die Arbeit nicht so erledigen wie erwünscht, sehen Sie dies im Dashboard auf einen Blick. Ob der Verzug auf ein Nickerchen zwischendurch oder eine gemütliche Arbeitsweise zurückzuführen ist, ist im Endeffekt unerheblich. Wichtig ist, dass das Ergebnis stimmt – und für dieses Wissen benötigen Sie keine Videoüberwachung sondern einen Überblick über den Baufortschritt.

Wir empfehlen Ihnen dringend, die DSGVO ernst zu nehmen. Bei Verstößen drohen Strafen von bis zu 20 Mio. € oder 4 Prozent Ihres Jahresumsatzes. Diese Bußgelder können einen erheblichen Einfluss auf die Geschäftslage Ihres Unternehmens haben. Aus diesem Grund sollten Sie WhatsApp schleunigst von Ihrer Baustelle verbannen und auf DSGVO-konforme Apps auf Ihrer Baustelle setzen.

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