Wieso es Zeit ist, Excel von der Baustelle zu verbannen!

Hand aufs Herz: Wer hatte schon einmal einen Wutanfall bei dem Anblick von #REF! oder #N/A? Wer dachte schon mal daran, den Job zu wechseln, während er immer und immer wieder die gleichen Daten, wie Baukosten oder Mängellisten, in verschiedene Tabellen einfügen musste? Und wer saß ratlos vor Tabellen mit endlosen Formeln, deren Ergebnisse keinen Sinn mehr ergaben? Wir jedenfalls, haben schon alle diese Momente erlebt. Und deshalb dachten wir: Wie wäre es, wenn man auch ohne Excel Prozesse im Bau abbilden könnte? Geht das überhaupt? Ja, es geht wirklich und es ist viel leichter, als man denkt! Es ist Zeit Excel durch spezielle Bausoftware abzulösen. 

In diesem Artikel gehen wir dabei auf die folgenden Punkte ein:

“94% aller Exceltabellen sind laut einer Studie fehlerhaft”

Als Excel 1985 eingeführt wurde, war es eine wahre Arbeitserleichterung. Das Jahr 1985 ist allerdings schon 33 Jahre her. Zum Vergleich: Google existiert erst seit 20 Jahren und das iPhone seit 11 Jahren. Seither kamen viele jüngere Produkte im Bereich Bausoftware auf den Markt, die Excel ernsthafte Konkurrenz liefern. Sie sind effektiver, effizienter und vor allem einfacher in der Handhabung.

Nutzen Sie wie bisher Ihre Excel-Vorlagen zur Kostenkalkulation oder Dokumentation, könnten Ihre Projekte schwerwiegende Produktivitätsabnahmen zur Folge haben. Produktivitätsabnahmen, die eigentlich vermeidbar wären. Excel-Tabellen sollten nicht länger in Ihrem Arbeitsalltag auftauchen. Mobile, auf die Bauindustrie getrimmte Software bietet Ihnen eine große Bandbreite an Möglichkeiten und steigert die Produktivität immens. Im Folgenden erklären wir, wieso Excel in der Bauindustrie ausgedient hat und wie Sie die Umstellung zu alternativen Produkten erfolgreich meistern.

Die größten Probleme mit Excel als Bausoftware

An irgendeinem Punkt im Leben musste jeder “Excel lernen”. Sei es in der Schule oder in der Ausbildung, sei es von Kollegen oder alleine mit Hilfe von Google. Egal, wie tief man in die Materie eingestiegen ist, jedem läuft es eiskalt den Rücken hinunter, wenn jemand erklärt, dass es das “nächste Excel” gibt. Muss man sich die Funktionsweisen der neueren Alternativen genau so mühsam erarbeiten?

Wir verstehen das. Sie haben viel Zeit damit verbracht, um alle Standards in Excel zu lernen und können mit Stolz von sich behaupten, dass Sie mit der Software vertraut sind. Womöglich verteidigen Sie es auch bei jeder ähnlichen Diskussion. Dennoch: Es gibt einige Lücken und Probleme, die mit Excel einhergehen und die man nur zu leicht übersieht, wenn man einer Software treu wird und Sie im Alltag einsetzt.

1.

Menschliches Versagen – die manuellen Fehler

Fehler machen ist menschlich. Fehler in offiziellen Firmendokumenten können jedoch desaströse Ausmaße mit sich ziehen. Als Beispiel: Ein kleiner Fehler mit der Funktion “Cut and Paste”, also dem Ausschneiden und Einfügen von Informationen in unterschiedliche Zellen, kostete dem kanadischen Elektrizitätserzeuger TransAlta 2003 schlappe 24 Mio. US-Dollar. Dies ist kein Einzelfall. Andere große Unternehmen wie JP Morgan oder Barclays haben durch Fehler in Exceltabellen Milliarden verloren. Laut einer Studie der amerikanischen Carnegie Mellon Universität sind etwa 94% aller Exceltabellen fehlerhaft. Dies ist vor allem das Resultat der manuellen Eingaben in Excel. Das Fehlen der Automation in dem Programm führt dazu, dass wir Stunden damit verbringen, die banalsten Dinge zu tun. Spätestens beim 50. Ausführen von “Copy and Paste” schleicht sich daher ein Fehler ein.


Gerade bei großen Bauprojekten kann ein kleiner Fehler in einer Kalkulationstabelle Auswirkungen von Millionenhöhe haben. Nur einmal mit dem Finger ausgerutscht und schon werden die Materialkosten falsch kalkuliert oder der Terminplan gerät durcheinander. Mit Produkten, die für die Baubranche gemacht sind, können diese Fehler umgangen werden. Einfache Bedienbarkeit und gute, dem Bau angepasste Produkte verringern die Wahrscheinlichkeit eines Fehlers deutlich.

 

2.

Die Kluft zwischen Excel-Profis und dem Rest der Welt

Wer von uns kennt das nicht? Jedes Mal, wenn eine Pivot Tabelle angelegt oder irgendwelche komplizierte Formeln genutzt werden sollen, beginnt die Google Suche von neuem. Excel Nutzer können generell in zwei Kategorien unterschieden werden: Profis und der Rest der Welt. Die Kluft zwischen diesen beiden Kategorien ist gigantisch. Während die einen ihre Excel Budgetkalkulation im Schlaf machen können, versteifen sich die anderen schon bei dem bloßen Gedanken daran. Dies macht sich in der Produktivität bemerkbar: Wie viele Stunden haben wir schon vor Excel Tabellen verbracht, werden immer müder und gleichzeitig genervter davon, dass es nicht schneller geht?

Excel ist ein mächtiges Tool, aber es ist alles andere als einfach und intuitiv. Trotzdem nutzen es die meisten Leute, obwohl es viele Alternativen gibt. Die richtige Bausoftware kann helfen, die Produktivität und vor allem den Digitalisierungsgrad in Ihrem Unternehmen voran zu bringen und sich gegenüber der Konkurrenz abzuheben. Eine intuitive und klar strukturierte Software wie CAPMO beispielsweise kann von jedem Projektbeteiligten sofort bedient werden. Die automatische Generierung von Dokumenten verringert die lästige Zeit vor dem Computer im Büro. Die Zeit, die man vor Excel Tabellen verbracht hat, kann besser genutzt werden.

 

 

3.

Die fehlende Bauexpertise der Hersteller

Excel hat unendlich viele Möglichkeiten, jedoch ist das auch gleichzeitig der größte Schwachpunkt. Da es nicht für den Bau ausgerichtet ist, liegt es komplett am Anwender, das Programm für die Bauindustrie gebrauchstauglich zu machen. Dies ist extrem zeit- und vor allem nervenaufreibend. Damit Technologien wirklich unterstützend wirken können, müssen die Hersteller verstehen, wie und warum ihre Software gebraucht wird.

 

Das Gleiche gilt auch für den Support. Wen ruft man an, wenn man nicht weiß, wie bestimmte Bauprozesse in Excel abgebildet werden sollen? Wahrscheinlich nicht den Excel Profi von nebenan. Denn er kennt sich in der Bauindustrie nicht aus und kann deshalb keine wirklich nützlichen Informationen zum Einsatz von Excel  geben. Im Gegensatz dazu können Softwareunternehmen mit entsprechender Expertise im Baubereich helfen, die Bausoftware und Ihre Unternehmensprozesse ideal aufeinander abzustimmen. Darüber hinaus stehen Ihnen beispielsweise bei CAPMO Menschen mit Bauhintergrund zur Verfügung und können Ihnen die Hilfe geben, die Sie wirklich brauchen.

 

 

4.

Der Mangel an Sicherheit

Die meisten Nutzer legen ihre Excel Listen wahrscheinlich auf dem eigenen Laufwerk oder dem Unternehmenslaufwerk ab. Selbst wenn Sie die einzige Person sind, die Zugang zu den Dateien auf der lokalen Festplatte hat und diese vielleicht auch noch passwortgeschützt sind, sind Ihre Dokumente alles andere als sicher verwahrt. Denken Sie daran, wie einfach Excel Dateien kopiert und dupliziert werden können. Abgesehen von potentiellen Hackerangriffen auf Unternehmenslaufwerken ist das Risiko hoch, dass Dokumente durch Laufwerkabstürze oder versehentliches Löschen von einem Mitarbeiter für immer verschwinden. Auch das Ausdrucken und Verwahren in Aktenschränken macht Dokumente nicht sicherer – im Gegenteil! Durch Einbrüche, Brände oder Wasserschäden können weitaus schlimmere Situationen entstehen.


Wichtig ist auch die Einhaltung der seit 24.5.2018 in Kraft getretene DSGVO. Bei Verstößen drohen Strafen von bis zu 20 Mio. € oder vier Prozent des Jahresumsatzes. Das kann einen erheblichen Einfluss auf die Geschäftslage eines Unternehmens haben. Liegt die ausgedruckte Excel Liste der Projektbeteiligten beispielsweise auf dem Schreibtisch, kann das unangenehme Folgen haben: Die DSGVO gilt auch für Daten auf Papier.


Eine cloud-basierte Projektplattform, die zum Austausch von Informationen zwischen Projektbeteiligten dient, bietet im Vergleich zu lokalen Festplatten und gedrucktem Papier einen weitaus höheren Sicherheitsstandard. Softwareunternehmen haben im Gegensatz zu den Anwenderunternehmen meist besseren Zugriff auf Ressourcen, um Daten auf professionelle Art und Weise zu sichern und schützen.



 

Wann ist die richtige Zeit, um aus Excel für die Mängelverwaltung auszusteigen?

Das Wechseln von Excel auf Bausoftware passiert nicht übernacht. Mit den richtigen Zielen, den richtigen Beteiligten und einem guten Zeitplan kann man den Prozess jedoch beschleunigen, ohne die Übersicht zu verlieren. Hier sind ein paar Punkte, die dabei beachtet werden sollten:

Baukosten berechnen nach DIN 276

Die passende Bausoftware auswählen

Die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen agiert und Projekte steuert unterscheidet sich möglicherweise etwas, wenn nicht sogar erheblich von den Prozessen Ihrer Konkurrenten. Deshalb haben Sie in der Regel unterschiedliche Anforderungen an Software. Stellen Sie Anforderungskriterien auf, indem Sie zuerst überlegen, was das Unternehmen braucht und wer Projektdaten lesen und schreiben soll. So können Sie Schlüsselkriterien identifizieren, die Ihrem Unternehmen zugeschnitten sind. Haben Sie sich zwei oder drei mögliche Produkte herausgesucht, suchen Sie das Gespräch mit den Anbietern. Bei einer persönlichen Vorstellung der Software können Ihre Fragen direkt beantwortet werden. Eine intensivere Betreuung garantiert Ihnen einen guten Start mit der Software und einen langfristigen Erfolg.

Der richtige Einstieg in die neue Bausoftware

Sobald Sie sich für eine Software entschieden haben, stellt sich die Frage: Wie fängt man an? Der Umstieg von einem auf den anderen Tag ist selten möglich. Stellen Sie deshalb einen Projektplan auf, wie die Software in Ihrem Unternehmen eingesetzt werden soll. Beziehen Sie die Nutzer mit ein und kommunizieren Sie mit dem Softwarehersteller. Dieser kann gezielte Einführungen für Ihre Nutzer abhalten und somit garantieren, dass alle ins Boot geholt werden. Erst wenn die Mitarbeiter das Produkt akzeptieren und im vollen Umfang einsetzen können, stiftet die Technologie einen echten Mehrwert.

 

Überlegen Sie sich, welche Daten von Ihren Excel Tabellen auf die neue Software übertragen werden müssen. Auch hier helfen Ihnen manche Softwarehersteller und erleichtern Ihnen den Übergang. Der Umstieg muss nicht immer schwer und überlastend sein. Setzen Sie sich mit dem Support des Herstellers zusammen und besprechen Sie Ihre Lage. Dieser wird Ihnen helfen, den Umstieg zu meistern und die Software erfolgreich einzusetzen.

Verabschieden Sie sich von Baukosten und Baudokumentation in Excel

Nehmen Sie sich einen Moment Zeit und lassen Sie Ihre Arbeit mit Excel Revue passieren. Wie viel Arbeit sparen Sie sich, wenn Sie Excel nicht mehr nutzen? Sagen Sie Adé zum Tabellenkalkulationsprogramm. Wir versprechen Ihnen, Sie werden es nicht bereuen. Es wird Zeit, Excel aus der Budget- und Materialkalkulation der Bauindustrie zu verbannen. Es wird Zeit, Baudokumentationen und Aufgabenmanagement mit extra dafür zugeschnittenen Programmen durchzuführen. Verabschieden Sie sich von Excel und sagen Sie “Hallo” zu intuitiven Programmen, die Ihre Arbeit deutlich verbessern werden. In jeglicher Hinsicht.

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