Home Office Ratgeber: 10 Tipps von & für Bauunternehmen

März 25, 2020

7:46 am

Home Office

Als Reaktion auf die Corona Krise schicken viele Bauunternehmen ihre Mitarbeiter ins Home Office. Während manche Betriebe gut auf die Heimarbeit vorbereitet sind, haben andere Firmen große Probleme bei der Umsetzung. Um Ihnen den Umstieg ins hauseigene Büro zu erleichtern, haben wir Bauunternehmen und unsere Kollegen gefragt, wie sie sich im Home Office organisieren. Freuen Sie sich auf 10 Tipps fürs Home Office – von und für die Baubrache!

Wie reagiert die Baubranche auf Corona?

Der Corona Virus legt aktuell die internationale Wirtschaft lahm. Während manche Industrien die Produktion bereits eingestellt haben, läuft der Baustellenbetrieb trotz Corona in Deutschland weiter. In Österreich hingegen haben bereits große Bauunternehmen ihre Baustellen aufgrund von Corona geschlossen. Wie die Baubranche in Deutschland reagiert, beobachten wir seit der Ankündigung der Ausgangsbeschränkungen in unserem Blog. Und nehmen große Unsicherheit wahr.

Zu recht stellen sich deshalb Betriebe Fragen wie „Dürfen Baufirmen und Bauarbeiter bei Corona arbeiten?“, „Werden Baustellen wegen Corona geschlossen?“ oder „Welche Auswirkungen hat Corona auf das Arbeiten auf dem Bau?“ Auch wir haben diese Unsicherheit in der Branche gespürt und sind deshalb auf die Suche nach Antworten gegangen. Um herauszufinden, wie das Baugewerbe auf Corona reagiert, haben wir eine Umfrage gestartet und gefragt: „Wie reagiert Ihr Unternehmen auf Corona?“ Seit 19.März 2020 haben knapp 1000 Personen an unserer Umfrage teilgenommen. Während 60% der Befragten angaben, dass keine Auswirkungen durch Corona am Bau spürbar sind, gaben an 8% an, dass Kurzarbeit angemeldet wurde und 6%, dass die Baustellen geschlossen wurden. Bei 26% der Teilnehmer wurden die Arbeiten ins Home Office verlegt. 

Home Office in der Baubranche

Corona zwingt viele Bauunternehmen zu neuen Ufern. Wir wissen nicht, wie es Ihnen geht, doch unserer Erfahrung nach ist Home Office in der Baubranche nicht unbedingt verbreitet. Typische Herausforderungen wie die Steuerung zahlreicher Gewerke, die Dokumentation des Fortschritts auf der Baustelle und der hohe Koordinationsaufwand erwecken den Eindruck, dass Heimarbeit am Bau nicht möglich ist. Hinzu kommt der verbreitete Trugschluss, dass Mitarbeiter, die ganz ohne Kontrolle von zu Hause aus arbeiten, einen zusätzlichen Urlaubstag genießen. Dass dem nicht so ist, beweist nicht zuletzt die jüngste Hans Böckler Studie: Die Ergebnisse belegen, dass Home Office sowohl die Zufriedenheit als auch die Produktivität der Mitarbeiter positiv beeinflusst. Gründe, das flexible Arbeitsmodell auszuprobieren, gibt es also viele. Sogar Angela Merkel übt sich während der Corona Krise in der Heimarbeit.

Als digitales Startup zählt Home Office für uns zum Arbeitsalltag. Da wir in der Heimarbeit erprobt sind, möchten wir Ihnen bei diesem Experiment unter die Arme greifen – schließlich sind wir auch in Corona Zeiten der digitale Partner an Ihrer Seite. Wir haben deshalb sowohl Bauunternehmen als auch unsere Kollegen nach ihren Tipps gefragt und einen Home Office Ratgeber von und für Bauunternehmen kreiert. Viel Spaß beim Lesen und viel Erfolg beim Umsetzen!

10 Home Office Tipps von & für Bauunternehmen

Für viele Baubetriebe ist Home Office eine neue Erfahrung. Um Ihnen den Start zu erleichtern, haben wir uns in der Branche umgehört sowie bei unseren Kollegen nachgefragt und zeigen Ihnen 10 bewährte Strategien für erfolgreiches Arbeiten im Home Office.

1.Halten Sie Routinen ein!

Auch wenn der tägliche Weg zum Büro oder der gemeinsame Kaffee mit den Kollegen in der Büroküche ausfällt: Versuchen Sie, Ihre Routinen einzuhalten. Je normaler Ihr Alltag abläuft, desto schneller wird das Home Office zur Gewohnheit. Setzen Sie sich feste Routinen, die Ihren Tag strukturieren. Auch Rene Breyer, Chief Digital Officer bei der Zausinger GmbH & Co. KG ist überzeugt: „Feste Routinen und Strukturen für das Arbeiten zu Hause sind unerlässlich. Dazu gehört zum Beispiel eine Agenda mit Dingen, die man erledigen möchte oder aber auch, das Planen von regelmäßigen Pausen.“ Wir bei Capmo beginnen unseren Tag beispielsweise wie gewohnt mit einem gemeinsamen Kaffee, den wir während der Corona-Krise im Rahmen einer Videokonferenz zusammen trinken. 

„Ich beginne meinen Tag im Home Office genauso wie ich es auch im Büro tun würde: Zur gleichen Zeit aufstehen, duschen und auf zum Schreibtisch. Wo dieser steht, spielt dann keine Rolle mehr.“

Gülin Özdel, Kommunikationsdesignerin

2. Richten Sie Ihren Arbeitsplatz ein!

Da Sie nicht aus dem Haus gehen, ist es verlockend, das Bett zum Arbeiten erst gar nicht zu verlassen und den Home Office Tag im Bett zu verbringen. Wir empfehlen Ihnen jedoch dringend: Überwinden Sie den Schweinehund und richten Sie sich einen Arbeitsplatz ein. Falls Sie kein extra Zimmer zur Verfügung haben, suchen Sie sich am Besten einen Platz in Ihrer Wohnung, an dem Sie sich zur Heimarbeit niederlassen und signalisieren können „hier wird jetzt gearbeitet“. Statten Sie diesen Platz mit allem Zubehör aus, das Sie für die Arbeit benötigen – seien es Bildschirme, Büromaterialien oder die Flasche Wasser für den Arbeitstag. Zum Schutz Ihres Rückens sollten Sie außerdem den Küchenstuhl aus Holz mit einen ergonomischen Bürostuhl ersetzen. 

„Da uns Corona zu wochenlanger Heimarbeit zwingt, habe ich kurzerhand meinen Schreibtisch-Stuhl aus dem Büro abgeholt. Eine Kollegin hat sich einen Gymnastikball bestellt.“

Verena Mauerer, Performance Marketing Managerin

3. Achten Sie auf ausreichend Bewegung!

Gesundheitsexperten empfehlen, täglich mindestens 10.000 Schritte zu gehen. Wenn der tägliche Arbeitsweg entfällt, zum Mittagessen ein Ausflug in die Küche genügt und Ausgangssperren Aktivitäten an der frischen Luft einschränken, droht dieses Ziel schnell in Vergessenheit zu raten. Vor allem im Home Office sollten Sie deshalb darauf achten, dass Sie sich ausreichend bewegen. Beginnen Sie Ihren Tag beispielsweise mit einem kleinen Spaziergang und nutzen Sie die Mittagspause für eine aktive Pause. Auch der Feierabend eignet sich hervorragend für einen Ausflug an die frische Luft. Holen Sie am besten gleich Ihre Kollegen ins Boot und stärken Sie so den Zusammenhalt im Team.

„Bewegung ist bei mir im Home Office ein Muss! Selbst wenn es nur wenige Minuten sind, nehme ich mir morgens, mittags und abends Zeit, um mir und meinem Körper etwas Gutes zu tun. Am liebsten nutze ich hierfür Online Kurse: So bleibe ich fit und habe gleichzeitig das Gefühl, in der Gruppe zu trainieren.“

Melissa Foerster, Customer Success Manager

4. Führen Sie digitales Aufgabenmanagement ein!

Da im Home Office keiner beobachten kann, was der andere tut, führt kein Weg an transparentem Arbeiten vorbei. Dies gelingt mit einem digitalen Aufgabenmanagement. Indem alle Aufgaben samt deren Status für das gesamte Team einsehbar sind, wissen einerseits Mitarbeiter, womit sich die Kollegen beschäftigen. Andererseits können sich Geschäftsführer sicher sein, dass die Mitarbeiter das Home Office nicht mit Sonderurlaub verwechseln. Für die digitale Verwaltung der Aufgaben Ihres Bauprojekts eignet sich beispielsweise Capmo. Durch die Ticket-Stati ist jederzeit ersichtlich, welches Gewerk aktuell an welcher Aufgabe arbeitet – zumindest so lange, wie Corona die Arbeit auf Baustellen noch zulässt. Einen Überblick verschafft das Dashboard am PC. Für die Strukturierung der Büroabläufe setzen wir auf die Projektmanagement Software Asana.

„Home Office kann für mich nur funktionieren, wenn ich weiß, woran mein Team aktuell arbeitet und wie wir mit unseren Zielen voran kommen. Individuelle To-Do-Listen auf dem Küchentisch können mir diese Fragen nicht beantworten – digitale Aufgabenverwaltung hingegen schon.“  

Jonas Minkler, Head of Growth

5. Stellen Sie die Kommunikation mit und unter dem Team sicher!

Die Differenz zwischen der Arbeit im Büro und der im Home Office ist am deutlichsten in der Kommunikation spürbar. Während Sie im Büro kurz nach nebenan gehen können, um eine Botschaft zu überbringen, müssen Sie jetzt eine E-Mail verfassen oder zum Telefon greifen. Damit die Kommunikation im Team nicht unter dieser vermeintlichen Extra-Mühe leidet, sollte von Beginn an sichergestellt sein, dass die Kollegen weiterhin in Kontakt zueinander und zum Geschäftsführer stehen. Ob E-Mail, Anrufe, Chat oder Videos: Finden Sie effektive Kommunikationswege, die die Teammitglieder gerne verwenden. Nur so können Sie den internen Informationsfluss steuern und garantieren, dass die Kollegen am Ball bleiben.

„Zu den größten Herausforderungen beim Home Office zählt für mich die Kommunikation. Die täglichen Unterhaltungen und der Austausch mit den Kollegen gehören zum Arbeiten einfach dazu. Ich bin froh, dass wir diese über den webbasierten Instant-Messaging-Dienst Slack beibehalten können.“

Isabel Kroiß, HR & Talent Managerin

6. Setzen Sie auf Videobesprechungen!

Auch wenn Messenger-Dienste und E-Mails helfen, den Kontakt zu behalten, können sie die persönliche Kommunikation nicht ersetzen. Schließlich kommunizieren wir nicht nur über Worte, sondern auch über Gestik und Mimik. Erschwerend hinzu kommt die Problematik, dass Besprechungen mit mehreren Personen nur schwer per Chat oder E-Mail abgehalten werden können. Wir bei Capmo setzen deshalb auf Videokonferenzen. Mit dem Gegenüber vor Augen kommt das Format dem realen Gespräch schon deutlich näher. Darüber hinaus können Sie mehrere Personen zufügen und so auch ohne die reale Anwesenheit eine Besprechung durchführen.

Schon vor knapp 10 Jahren bewies eine Studie, dass die virtuelle Kommunikation besser über Video funktioniert. Auch für viele Bauunternehmen sind Videokonferenzen deshalb im Home Office Pflicht. „Regelmäßige, verbindliche, virtuelle Teammeetings, mindestens zweimal täglich, sind notwendig, um das Team auf Stand zu halten und natürlich, um den Kontakt untereinander zu gewährleisten“, sagt beispielsweise Rene Breyer. Videobesprechungen können Sie beispielsweise mit den Programmen Skype, Zoom, Microsoft Teams oder Google Hangouts durchführen. 

„Wir beginnen und beenden jeden Tag mit einer gemeinsamen Videokonferenz. So verlieren wir uns trotz der Distanz nicht aus den Augen – im wahrsten Sinne des Wortes.“

Felix Meyer, Account Executive

7. Feste Flexibilität!

Im Home Office während Corona können Mitarbeiter ihren Arbeitsalltag nicht so strukturieren, wie sie es im Büro tun. Gegebenenfalls sind Kinder zu Hause, die den Ablauf durcheinander bringen. Vielleicht ist eine Schule gegenüber, die am Nachmittag für einen hohen Geräuschpegel sorgt. Das Festhalten an strikten Regelungen zu beispielsweise den Arbeitszeiten ist deshalb im Home Office zu Corona Zeiten Fehl am Platz. Mehr noch: Es kann sich sogar negativ auf die Produktivität des Teams auswirken. 

Ganz losgelöst voneinander zu arbeiten, ist jedoch ebenso wenig empfehlenswert: Wenn Sie gar nicht wissen, wann Ihre Kollegen erreichbar sind und woran diese arbeiten, fällt es schwer, Termine zu vereinbaren und einen gemeinsamen Rhythmus zu finden. „Zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber müssen zwingend die Rahmenbedingungen für die Heimarbeit geklärt sein“, sagt auch Rene Breyer. „Dazu zählen unter anderem Fragen wie: In welchem Zeitraum soll der Mitarbeiter erreichbar sein? Welche Aufgaben sollen erledigt werden?“. 

Unser Tipp: Setzen Sie auf die Strategie „feste Flexibilität“. Was das bedeutet? Gewähren Sie Ihrem Team die Freiheit, den Arbeitsalltag so zu strukturieren, wie es ihn bestmöglich bewältigen kann, und kommunizieren Sie Ihre Erwartungen an den Tag klar und deutlich.

„Mir hilft es im Home Office sehr, morgens meine konzentrierte Arbeit zu erledigen und dafür den Nachmittag ruhiger angehen zu lassen. Hierfür stehe ich auch gerne früher auf.“

Victoria Gräter, Event Managerin

8. Halten Sie Pausen und den Feierabend ein!

Wenn der Arbeitsplatz am gleichen Ort ist wie das zu Hause, drohen beide Lebensbereiche zu verschwimmen. Hier noch kurz eine Aufgabe fertig gemacht, da noch eben ein Telefonat geführt und schon ist der Feierabend dahin. Unter den schwindenden Grenzen zwischen beruflichem und privatem leidet nicht nur ihre mentale Gesundheit: Ihre Familie wir daran sicher auch keine Freude finden. Darüber hinaus sind Sie übrigens auch im Home Office gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeitenregelung einzuhalten. Schützen Sie sich deshalb vor Überarbeitung und halten Sie Pausen sowie den Feierabend ein.

Wie Ihnen das gelingt? Planen Sie eine gemeinsame Videokonferenz mit dem Team, bei der Sie den Arbeitstag gemeinsam ausklingen lassen – vielleicht sogar bei einem Feierabendbier. Darüber hinaus empfehlen wir Ihnen trotz des aktuell geringen Angebots, Ihre Abende mit Aktivitäten zu füllen. Wenn Ihr Terminkalender Sie an den Spieleabend mit der Familie oder die Videokonferenz mit Freunden erinnert, fällt es deutlich leichter, den Stift fallen zu lassen.

„Um meinen Rhythmus beizubehalten, fülle ich meinen Terminkalender auch in Zeiten von Home Office und Ausgangsbeschränkungen mit Aktivitäten, auf die ich mich freue – selbst, wenn diese virtuell stattfinden. So bin ich im Laufe des Tages motiviert, effektiv zu arbeiten und meine Ziele in der gewohnten Zeit zu erreichen.“

Johanna Böllmann, Content & Communications Managerin

9. Reduzieren Sie Ablenkungen!

Links der Wäscheberg, rechts das Lieblingsbuch: Im Home Office lauern Ablenkungen an jeder Ecke. Vor allem, wenn Sie mit mehreren Personen zusammen wohnen, fällt es häufig schwer, konzentriert zu arbeiten. Gewöhnen Sie sich deshalb Strategien an, die Ihnen helfen, fokussiert zu bleiben. Eine ganz einfache Technik, die wir im Büro beispielsweise anwenden, ist das Tragen von Noice Cancelling Kopfhörern. Wenn ein Kollege den Kopfhörer aufsetzt, weiß das Team, dass er oder sie aktuell nicht gestört werden möchten. Da die Geräte mit einer automatischen Geräuschunterdrückung ausgestattet sind, fällt es leichter, Umgebungsgeräusche auszublenden. Während diese Strategie bei erwachsenen Mitbewohnern durchaus funktionieren sollte, werden Kinder wenig beeindruckt sein. In diesem Fall sollten Sie sich nach Aktivitäten umsehen, die Ihre Kinder so lange wie möglich beschäftigen. 

„Wer ein Kind zu Hause hat, dem empfehle ich, mit zwei Bildschirmen zu arbeiten. Auf dem einen ist die Arbeit zu sehen, auf dem anderen die Sendung mit der Maus oder das Dschungelbuch. So funktioniert selbst generationsübergreifendes Teamwork im Home Office!“

Christian Heydt, UX Designer

10. Digitalisieren Sie Ihre Baustelle!

Viele unserer Home Office Tipps zielen darauf ab, Arbeitsabläufe digital abzuwickeln. Angefangen vom morgendlichen Kaffee bis hin zum Feierabendbier können Sie Ihren Arbeitsalltag mit den richtigen Programmen und Methoden auch virtuell durchführen und so auch aus der Ferne eine halbwegs normale Arbeitsweise garantieren. Unternehmen, die bereits digital arbeiten, trifft diese Krise im Arbeitsalltag nur halb so schlimm wie solche, die noch nicht einmal über die nötige Infrastruktur verfügen. Die Corona Krise ist ein Beweis, wie wichtig digitale Prozesse sind, und für die Baubranche ein Aufruf zur Nachrüstung. Nutzen Sie diese Zeit, um Ihr Unternehmen für die nächste Herausforderung vorzubereiten und digitalisieren Sie Ihre Bauprozesse

Indem Sie mit einer Bau Software wie Capmo arbeiten, sind Sie auf Situationen wie Home Office optimal vorbereitet. Sicher in der Cloud abgespeichert, haben Sie und Ihr Team jederzeit und überall Zugriff auf Ihre digitalen Bauplänen und Dokumente. Ihre Aufgaben und Gewerke steuern Sie bequem von zu Hause aus. Dank der digitalen Baudokumentation, dem digitalen Bautagebuch und Dashboards behalten Sie den Überblick über den Baufortschritt und haben im Falle von Behinderungen oder Verzögerungen rechtssichere Beweise zur Hand. Wenn der Auftraggeber nach Informationen fragt, genügt ein Klick in der App, um die relevanten Berichte zu erstellen und zu versenden.

Diese Ausnahmesituation stellt uns alle vor viele Herausforderungen, deren Ausmaß wir uns aktuell noch nicht ausmalen können. Aktuell sind die Arbeiten auf Baustellen noch möglich. Wenn wir in unsere Nachbarländer blicken, können wir uns jedoch nicht sicher sein, dass dies so bleibt. Nutzen Sie deshalb jetzt die Gelegenheit, um sich auf dieses Szenario vorzubereiten und digitalisieren Sie Ihre Bauprozesse mit Capmo. Wir zeigen Ihnen gerne in einem unverbindlichen Beratungsgespräch, wie Sie dabei vorgehen.

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