Virtuelle Projekträume: Den besten Projektraum für Ihr Bauprojekt finden

Projektraum finden für Bauprojekt

Zum Projektmanagement gehört auch die Suche nach dem passenden virtuellen Projektraum für ein Bauprojekt – und die kann Zeit und viele Nerven kosten. Damit Sie die richtige Unterscheidung für das Unternehmen treffen, erklären wir Ihnen in diesem Beitrag, wie Sie den besten virtuellen Projektraum für Ihr Bauprojekt finden und worauf es dabei zu achten gilt. 

Virtuelle Projekträume: Was und wozu?

Ein virtueller Projektraum, auch Projekt-Kommunikations-Management-System (PKM oder PKMS) genannt, ist eine webbasierte Software für das Projektmanagement. Als kollaborative Informationssysteme für geschlossene Benutzergruppen stellen sie Dokumente oder Informationen für zugriffsberechtigte Projektbeteiligte rund um die Uhr von jedem internetfähigen Rechner der Welt aus bereit. Virtuelle Projekträume haben für den Anwender tagtäglich diverse Vorteile:
  • Prozessaktualität
  • Geschwindigkeit
  • Dokumentation
  • Transparenz
  • Rechtssicherheit
In Folge steigt die Qualität des Bauprozesses, während Baukosten sinken. Nicht von der Hand zu weisen ist auch, dass Projektmanagement Software, zu denen virtuelle Projekträume gehören, das Projektmanagement vereinfachen. Indem die Projektplanung digitalisiert und für alle Projektbeteiligten zugänglich wird, wird die Zusammenarbeit einfacher sowie effektiver.

Funktion von Projekträumen: 6 Aspekte, über die Sie Bescheid wissen sollten

Funktionen von Projekträumen

Benutzergruppen: Für die Zusammenarbeit im virtuellen Projektraum Ihres Bauprojekts können Personen festgelegt werden, die Zugriff auf die Dokumente und Informationen erhalten sollen. Die Daten sind schließlich jederzeit über einen internetfähigen Rechner, Smartphone oder Tablet abrufbar.

Zugriff: Der Zugriff auf die Projektdaten erfolgt über sichere Authentifizierungsverfahren und rollenbasierte projekt- und personenspezifische Zugriffsmechanismen, um die Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten und die jeweiligen individuellen Transaktionen festzuhalten und zu dokumentieren. Die Einsichtsverwaltung auf Basis von Rollen, Funktionen oder Personen erlaubt es, dass zum Beispiel Stellvertreter Einsicht in die Dokumentation und Kommunikation nehmen können.

Funktionsumfang: Idealerweise sollte der virtuelle Projektraum die wichtigsten Aktivitäten Ihres Tagesgeschäfts bzw. Ihrer Tätigkeiten auf dem Bau abdecken – inklusive der Kommunikationswege mit involvierten Dritten. Mögliche Funktionen sind Bautagebuch, Baudokumentation und Mängelmanagement, Dokumentenmanagement, Planmanagement und Projektkalender.

Benachrichtigungen: Über alle Änderungen in der Projektmanagement Software können die betroffenen Teilnehmer über Benachrichtigungsautomatismen (Push-Prinzip) informiert werden – über E-Mail, SMS, Fax oder auch per Brief. Über das im virtuellen Projektraum integrierte „Unified Messaging System“ können E-Mail-Nachrichten oder individuelle Weiterleitungen konfiguriert werden. Beispielsweise können Teilnehmer Projekt-Fax-Adressen statt Büro-Faxe, um auch diese Kommunikation dokumentieren zu können. Eingehende und ausgehende Faxe werden texterkannt und sind somit auch durchsuchbar.

Statische und dynamische Filter: Im virtuellen Projektraum können sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Informationen und Dateien indiziert oder volltextindiziert zeitaktuell abgerufen werden. Statische und dynamische Filter auf die Ablagestruktur und den Kommunikationsverlauf ermöglichen eine übersichtliche, effektive Zusammenarbeit.

Datenschutz: Die Vertraulichkeit der Daten sollte nicht nur innerhalb der projektbeteiligten Nutzer gewährleistet werden, sondern auch in der Projektmanagement Software an sich. Bei virtuellen Projekträumen handelt es sich um Cloud Services, über deren Datenschutzrichtlinien Sie sich im Einzelnen vorab informieren sollten.

Die Wahl des virtuellen Projektraums: Worauf ist noch zu achten?

Nachdem Sie sich über die Funktionen des virtuellen Projektraums informiert haben, steht eine letzte, wichtige Frage im Raum: Was darf ein Projektraum kosten? Diese Frage ist nicht endgültig zu beantworten, denn die Kosten für viele virtuelle Projekträume lassen sich häufig nicht absolut oder einmalig bestimmen. Gängige Abrechnungsmodelle sind

  • Belegter Speicherplatz pro Monat
  • Teilnehmer pro Monat
  • Promille der Bausumme
  • Anzahl abgelegter Datensätze

Einige Projekträume legen aber auch Pauschalpreise oder Konzernlizenzen fest. Für Sie gilt es daher, die verschiedenen Kostenmodelle für Ihr Bauprojekt im Voraus durchzurechnen, um unter der Vielzahl an Projektmanagement Software das attraktivste Angebot für Ihr Bauprojekt auswählen zu können.

Den besten Projektraum für Bauprojekte finden

Nachdem Sie nun wissen, worauf man bei der Wahl eines virtuellen Projektraumes achten sollte, gilt es noch den besten Projektraum für Ihr Bauprojekt zu finden. Dabei können Ihnen drei Vorgehensweisen helfen: Kundenmeinungen, Experten- und Branchenreviews und eigenständige Tests.

Virtuellen Projektraum für Bauprojekt finden

Kundenmeinungen: Werfen Sie einen Blick auf die Webseiten der einzelnen Anbieter für Projektmanagement Software und lesen Sie sich Kundenbewertungen und Referenzen durch.

„Der PPM Raum ist die Basis für eine transparente und effiziente Kommunikation für all unsere Projekte im Unternehmen geworden.“ – Klaus Erhardt, Geschäftsführer E+H Bauunternehmung GmbH

„Durch die zentrale Projektplattform PPM ist es uns möglich, jederzeit den aktuellsten Informationsstand abzubilden, abzurufen, sowie den entsprechenden Beteiligten sicher zur Verfügung zu stellen.“ – Martin Klischat, Geschäftsleiter Zweckverband Senefelder-Schule

Expertenreviews: Neben den Kundenmeinungen lassen sich auch viele Expertenbewertungen der am Markt existierenden virtuellen Projekträume finden. Hierzu empfehlen wir Ihnen als Lektüretipp das ePaper über Projekt-Kommunikations-Management-Systeme (PDF-Datei) – herausgegeben vom Arbeitskreises Planungsmanagementsysteme der Bayerischen Ingenieurekammer-Bau (Bayika). 

Eigenständiger Test: Sollten Sie mehrere Softwarelösungen für virtuelle Projekträume zur Auswahl haben, empfehlen wir Ihnen, zunächst ein Pilotprojekt auszuwählen und die Projekträume einzeln zu testen. Hierdurch stellen Sie sicher, dass Sie am Ende auch die Lösung kaufen, die am besten zu Ihnen passt. Die meisten Anbieter stellen Ihre Software als kostenlose Testversion zur Verfügung – beispielsweise können Sie Capmo 14 Tage kostenlos testen!

Apps für Bauleiter und Architekten gesucht?

Suchen Sie nach nützlichen Apps für Bauleiter, Ingenieur und Handwerker, die Ihnen den Arbeitsalltag auf der Baustelle erleichtern? Belesen Sie sich dazu in unseren Artikeln „Die 3 besten Apps für Bauleiter und die Bauleitung“ bzw. „Die 10 besten Apps für Architekten„.

Inhalte zu ähnlichen Themen

It is an essential task of every construction manager: the defect management on the construction site. Unfortunately, it is also part of everyday life in Germany that the whole thing still happens analogous with pen and paper.
It is an essential task of every construction manager: the defect management on the construction site. Unfortunately, it is also part of everyday life in Germany that the whole thing still happens analogous with pen and paper.

Inhalte zu ähnlichen Themen

Für nachhaltiges Arbeiten führte Krämmel Capmo auf ihreren Baustelle ein. In der Bauausführung brachte Capmo einen entscheidenden Vorteil mit sich: enorme Zeitersparnisse durch schnelleren, digitalisierten Schriftverkehr.

In unserem eBook über den „Weg zur papierlosen Baustelle“ erklären wir Ihnen Schritt für Schritt, was Sie bei der Umstellung zu einer digitalen Baustelle beachten müssen, wo die Herausforderungen liegen und wie man diese löst.

5000+ Projekte
bauen bereits auf Capmo