CAPMO Digitale Baudokumentation, Aufgaben- und Mängelmanagement
Baukosten durch Baudokumentation senken

Baukosten: 3 Wege wie Projekte nicht aus dem Ruder laufen

Die Baubranche boomt in Deutschland, die Ziele bis 2023 sind hoch gesteckt, doch scheinen die Unternehmen in der Branche der Nachfrage nicht ganz hinterherzukommen. Bauprojekte laufen immer häufiger über Budget, Arbeitskräfte fehlen an jeden wichtigen Stellen und der Produktivitätsindex der Branche stagniert seit Jahren. Bauprojekte sind daher stark mit Risiko und Baukosten behaftet. Wie müssen sich also Bauunternehmen hier in Zukunft aufstellen, um wirtschaftlich erfolgreiche Projekte zu realisieren?

“80% aller Bauprojekte sind über Budget und 60% der Bauprojekte über Zeit” 

Denkt man an Kostensenkung, assoziieren viele Menschen damit Stellenstreichungen oder Materialkosteneinsparungen. Dies ist sehr eng gedacht: Kurzfristig können solche Einsparungen zwar zu besseren Finanzkennzahlen führen, bergen langfristig jedoch hohe Risiken wie z.B. Verlust von bisheriger Qualität oder Übersehen von Fehlerquellen durch Unterbesetzung auf Projekten – was in einigen Fällen sogar zu schweren, rechtliche Folgen führen kann. Daher ist es sehr wichtig, sich mit der Thematik der Kosteneinsparung tiefer zu beschäftigen, um für sein Unternehmen die Kosten und Risiken nachhaltig zu senken.

Wie kann man nachhaltig Kosten senken?

Um Kosten nachhaltig und effektiv zu senken, sollte man nicht über Sparmaßnahmen nachdenken, sondern über Investitionen. Klingt zunächst etwas komisch, bezweckt aber genau das Ziel, produktivere Arbeit zu ermöglichen. Daher sollte man sich nicht die Frage stellen, was der größte Hebel zur Kosteneinsparung ist, sondern wo man mit Investitionen die Produktivität am meisten steigern, Prozesse verbessern und somit langfristig immense Kosten einsparen kann.

https://www.capmo.de/produktivitaet/produktivitaet-am-bau/

Versteckte Kosten: Verwaltungskosten stellen einen Großteil der Gesamtkosten in der Branche dar, verursacht durch komplexe und analoge Prozesse. Jeder Mitarbeiter, ob von der Sekretärin, über den Bauleiter, den Architekten bis hin zum Projektsteuerer verursachen während ihrer Arbeit hohe administrative Verwaltungskosten durch z.B. manuelle Papierarbeit, das Übertragen von Daten in Computersysteme, Beantwortung von E-Mails oder weiteren analogen Tätigkeiten. Die Zeit, die sie dafür brauchen, kann nicht für das Tagesgeschäft genutzt werden. Sind zudem die Prozesse kompliziert, muss so manch einer zusätzliche, ineffektive administrative Tätigkeiten durchführen, die einen von relevanten, projektbezogenen Aufgaben abhalten. Dies führt dazu, dass die Mitarbeiter einerseits durch diese Aufgaben genervt sind, andererseits aber auch weniger Zeit für die relevanten Tätigkeiten haben. Administrative Tätigkeiten sind für das Unternehmen also verlorene Zeit und für die Mitarbeiter ein Stressfaktor. Hier muss also das Unternehmen die Bedingungen schaffen, die Zeit für solche Tätigkeiten zu senken – durch Verbesserung von Prozessen und Tools.

Wenn man also nun Kosten senken will, geht es weniger darum, Kostenpunkte zu streichen oder zu versuchen zu sparen, sondern eher darum, richtig zu investieren. Mit dem richtigen System, der Technologie und Prozessen, werden Arbeitsabläufe schlanker und effektiver, was zu einer Steigerung der Produktivität führt. Im folgenden präsentieren wir drei Wege, in was man investieren sollte, um nachhaltig die Baukosten zu senken.

3 Wege, um Baukosten nachhaltig zu senken

 

1. Automatisierung, um Effizienz zu steigern und Fehler zu vermeiden

Automatisierung von Prozessen ist ein großer Hebel, um administrative Baukosten signifikant zu senken. Während Automatisierung die Effizienz steigert, ermöglicht es nicht nur den Mitarbeitern mehr in gleicher Zeit zu schaffen, sondern führt auch dazu, dass menschliche Fehler vermieden werden. Egal wie gut Mitarbeiter ausgebildet sind und ihre Arbeit verrichten, passiert es immer wieder, dass sich Fehler in der Arbeit einschleichen, die oft zu spät erkannt werden und zu größeren Kosten im Nachhinein führen können. Automatisierung stellt daher sicher, dass das Risiko und die damit verbundenen Kosten in Zukunft gesenkt werden.

Im Folgenden einige Beispiele wie Automatisierung die administrativen Kosten senken kann und somit zu einer Senkung der Gesamtkosten eines Bauprojektes führt:

Budgetierung und Accounting. Excellisten repräsentieren die Vergangenheit, da jeder weiß, dass sie sehr fehleranfällig sind. Mit einem robusten System können Finanzkennzahlen schneller eingesehen, Analysen gefahren und verschiedenste Dashboards verwendet werden. Unser Tipp hier: Weg von Excel, hin zu neuen Tools! 

Verwenden von Vorlagen. Vorlagen sind in der Industrie ein A und O, da diese häufig verwendet werden müssen, um bspw. regulatorischen Vorgaben zu entsprechen und eine rechtssicheres Geschäft zu gewährleisten. Wer hier die richtigen Vorlagen verwendet, kann sich erstens viel Zeit sparen und zweitens sicherstellen, dass der Prozess auch rechtskonform abgebildet ist. Auch hierfür gibt es mittlerweile viele Anbieter, die einen das Erstellen von Vorlagen erleichtern.

2. Verbesserung des Dokumentenmanagements

Neben der Automatisierung spielt die Dokumentation in der Bauindustrie eine wesentliche Rolle. Jeder Schritt muss festgehalten und sicher abgespeichert werden. Wer hier digital aufgestellt ist, hat mehrere Vorteile: Erstens reduzierte die digitale Datenablage Baukosten, die durch Büro und Papiermaterial verursacht werden. Zweitens ermöglicht ein gutes Dokumentenmanagementsystem kollaboratives Zusammenarbeiten und steigert somit die Effizienz auf Projekten. Drittens, erhöht die digitale Ablage die Transparenz, d.h. keine langen Suchprozesse mehr, um die richtigen Informationen zu finden. Zudem können mit den richtigen Systemen automatisch Reporte erstellt werden und neue Erkenntnisse gewonnen werden; bspw. Identifizierung von versteckten Kostenstellen, Zusammenhänge zwischen Fristverzögerungen und vorgelagerten Prozessschritten.

Darüber hinaus kann ein robustes Dokumentenmanagementsystem weitere administrative Tätigkeiten effektiv verbessern:

Verwaltung. Ein robustes Dokumentenmanagementsystem ermöglicht den Mitarbeitern in der Verwaltung, effizienten und leichten Zugang zu relevanten Informationen zu erhalten. Dies kann sehr viel Arbeitszeit einsparen und stellt sicher, dass wichtige Informationen rechtzeitig kommuniziert werden.

Kommunikation. Kommunikation ist ausschlaggebend für den Erfolg von Bauprojekten, da die Qualität der Arbeit zwischen den verschiedenen Beteiligten bestimmend ist, ob zum Schluss auch die geplanten Ziele erreicht werden. Dokumentenmanagementsysteme ermöglichen es, Zeit- und Kostenpläne zu managen und rechtzeitig Risikoquellen zu erkennen.

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3. Auswahl passender Technologie und Tools zur Arbeitsunterstützung

In der Baubranche kommt es häufig vor, dass am Ende Projekte teurer sind als geplant, da meist die Zeit für die Bauausführung unterschätzt und weitere Hindernisse nicht von Anfang an eingeplant wurden. Von daher ist es wichtig, von Anfang an alle Kostenpunkte mit einzuplanen, um später nicht-rentable Projekte durchzuführen. Hier sollte der Fokus vor allem auf folgende Punkte gelegt werden:

Zeitmanagement. Einen richtigen Projektplan aufzustellen und diesen auch während des Projektes einzuhalten, erscheint sehr schwierig, ist jedoch oft entscheidend für den Erfolg eines Projektes. Durch smarte Tools kann dies jedoch erleichtert werden und stellt darüber hinaus sicher, aus den vergangenen Daten zu lernen und neu gewonnene Erkenntnisse für die nächsten Projektplanung zu verwenden. Hier sollten die digitalen Tools die Mitarbeiter unterstützen, an wichtige Termine zu denken und auf potenzielle Risiken hinzuweisen.

Smarte Verfolgung von Bauausrüstung. Auf vielen Baustellen kommt es vor, dass die Baugeräte entweder kaputt gehen oder sogar geklaut werden. Neue Technologien wie das IoT oder Tracking von Geräten kann sicherstellen, dass rechtzeitig Wartungsbedarf erkannt wird und im Fall von Diebstahl automatisch ein Alarm ausgelöst wird. Gerade für Unternehmen, wo dies in Vergangenheit ein Thema war, sollten hier unbedingt investieren.

Zusätzliche Beispiele für Gemeinkosten, die durch digitale Tools gesenkt werden können sind:

Papier und Büromaterial. Dies erscheint ein sehr kleiner Kostenpunkt zu sein, ist in Summe jedoch sehr teuer. D.h. wenn alles analog auf Papier dokumentiert wird, entstehen jährliche hohe Verbrauchskosten. Hier kann digitale Dokumentation Abhilfe schaffen und langfristig Baukosten einsparen.

Baupläne und Spezifizierungen. Ähnlich wie der Punkt davor, entstehen durch ausgedruckte Pläne und weitere Spezifizierungen hohe Kosten, die eingespart werden können. Dies umfasst nicht nur Materialkosten, sondern vielmehr das Risiko, das Subunternehmen und Gewerke nach alten, falschen Planständen arbeiten, da durch analoge Baupläne nicht sichergestellt ist, dass der neueste Planstand auch auf der Baustelle verwendet wird. Auch hier ist eine digitale Lösung von Vorteil, da so alle Beteiligten in “real-time” über neue Planstände informiert werden können und direkten Zugriff auf die neue Version haben ohne vorher ins Büro fahren zu müssen und dafür wiederum Zeit zu verlieren.

Baukosten zusenken ist ein Digitalisierungsprozess

Baukosten nachhaltig zu senken geht nicht von heute auf morgen nach dem Prinzip “Hier können wir etwas streichen und dort auch…”, sondern vielmehr darum, bestehende Arbeitsprozesse zu verbessern und durch digitale Tools die Produktivität zu steigern. Da hiermit, wie bereits erwähnt, zunächst Investitionskosten verbunden sind, sollte vor der Auswahl zunächst die Ineffizienzen im Unternehmen identifiziert werden, um darauf aufbauend über Lösungen nachzudenken. Vor allem Mitarbeiter, die tagtäglich administrative, ineffiziente Prozesse durchlaufen, stellen hier eine gute Wissensquelle dar, um das Potenzial für Automatisierung und Prozessoptimierung voll auszuschöpfen.

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