Warum Cloud-Software kostet, was sie kostet

Cloud Services am Bau

Früher hat man Software gekauft, heute mietet man diese zu monatlichen Preisen. Doch wie entsteht dieser Preis? Wie sind die Unterschiede zwischen einzelnen Anbietern begründet? Und was kostet das Ganze am Ende des Tages? Diesen Fragen geht dieser Artikel auf den Grund, damit keine Mythen mehr vorherrschen und für Missverständnisse sorgen.

Was sind die Kostenstellen von Cloud-Software?

Um der ersten Frage, wie der Preis für Cloud-Software entsteht, auf die Spur zu kommen, muss man sich zunächst erst einmal die Kostenstellen genauer ansehen. So wenig die breite Masse über Software weiß, so ist allgemein hin bekannt, dass nicht nur Server, sondern auch (gute) Softwareentwickler Geld kosten. Genau dies sind die ersten zwei, ausschlaggebenden Kostenstellen. Diese und weitere werden im Folgenden beleuchtet.

Serverkosten (ca. 30% der Gesamtkosten)​

Bezieht der Softwareanbieter eigene oder externe Cloudserver, fallen laufende Kosten für die Server, Infrastruktur und Datenspeicherung an. Einige Komponenten sind fixe Kosten, hinzu kommen variable Kosten, die von der Anzahl der Kunden/Nutzer auf der Plattform abhängig sind – und steigen können. Das heißt: Der Softwareanbieter selbst hat monatliche Ausgaben, damit er seinen Kunden die Cloud-Software inklusive Kundenservice zur Verfügung stellen kann.

Im Folgenden haben wir beispielhaft mal einige Kostenstellen für Cloud-Server aufgelistet:

  • Webserver
  • Datenbank­server
  • Deployment
  • Services
  • Datenspeicherung
  • Datentransfer

Da insbesondere der Datentransfer und die Speicherung abhängig von der Nutzung sind, steigen hier die Kosten für den Hersteller pro neuem Kunden. Dies muss der Softwareanbieter in seiner eigenen Gebühr an den Kunden einberechnen, um z.B. langfristig einen unlimitierten Zugang zum Cloud-Service zu gewährleisten, zudem aber auch rentabel zu sein. Diesen Posten darf man nicht unterschätzen, da sonst schnell die Kosten bei höherem Nutzungsaufkommen rapide ansteigen können. Insgesamt ist die Kostenstelle für den Server mit Abstand die Größte mit ca. 30%.

Entwicklungskosten (10%)

Neben den technischen Kosten für den Cloudserver fallen natürlich auch noch die Kosten für Entwickler, Produktdesigner und weitere IT-Services an. Gute Entwickler sind nicht günstig. Will man als Softwareanbieter außerdem verschiedene Apps (mobile Apps für Android und iOS sowie eine Web-App) zur Verfügung stellen, werden jeweils eigene (IT-)Experten nötig – UI/UX Designer für einfache Bedienbarkeit und hochwertiges Design, Frontend- und Backend-Entwickler und mobile App-Experten. Zudem fallen die Kosten für die Softwareentwicklung bei Cloud-Serviceanbietern nicht nur einmalig bei Herstellung der Software an, sondern sind laufende Kosten für die stetige Wartung der Software (Bug Fixing, IT-Debt minimieren, Infrastruktur anpassen). Außerdem ist im Service mit inbegriffen, dass es nicht nur alle paar Jahre eine neue “Version” gibt, sondern regelmäßig/monatliche neue Updates herauskommen.

Marketing (10%)

Marketingkosten beschränken sich heutzutage nicht mehr nur auf Kosten für Werbeanzeigen in Zeitschriften. Wer am Markt bestehen will, betreibt strategisches Onlinemarketing, welches auch seinen (monatlichen) Preis hat. Will man bei der Google Suche weit oben stehen und online Werbeanzeigen schalten, zahlt man pro Klick schnell einige Euros, die sich im Monat schnell zu einigen Tausend Euros zusammenrechnen. Darüber hinaus wird heutzutage von professionellen Firmen verlangt, dass sie ihren Kunden regelmäßig neue Branchenbeiträge und -inhalte bereitstellen – und das auf einer hoch qualitativen Website dargestellt. Für Expertenartikel zahlt man schnell über 1.000 EUR, Websitedesigns bewegen sich im 6-stelligen Bereich. Zusammengefasst braucht es für Onlinefirmen sehr viel Marketingbudget, um sich am Markt durchzusetzen und die Erwartungen von (potenziellen) Kunden zu erfüllen. Insgesamt macht das Marketing damit ganze 10% der Gesamtkosten aus.

Kosten für Kundenservice und Vertrieb

Nicht alle Firmen bieten einen guten Kundenservice an – denn dieser ist wirklich nicht günstig. Wollen Sie vor und nach dem Kauf der Software gut beraten werden, so benötigt der Anbieter im Kundenservice gut ausgebildtete, geschulte eigene Leute. Gibt es diese Mitarbeiter nicht, kann Ihnen als Kunde bei Fragen oder technischen Probleme nicht ausreichend weitergeholfen werden. Hier unterscheiden sich viele Anbieter in Ihrem Leistungsspektrum. Dies sollte man vor Kauf unbedingt abklären und überprüfen, ob man auch als Kunde den Service erhält, den man benötigt.

Weitere Kosten

Neben den aufgeführten Kosten fallen natürlich noch weitere, allgemeine Kosten an, um als Unternehmen agieren zu können. In diesem Artikel gehen wir darauf nicht mehr speziell ein, sondern widmen uns nun der Frage, was der Unterschied zwischen billigen und teuren Cloud Software-Anbietern ist.

Was ist der Unterschied zwischen billigen Alternativen und Capmo?

Schaut man sich auf dem Markt um, findet man Software zwischen 0 EUR – 150 EUR im Monat. Doch wo genau liegt der Unterschied zwischen einem Anbieter, dessen Software 0 EUR im Monat kostet und Capmo für 89 EUR im Monat?

Nehmen wir mal an, Sie entscheiden sich für den günstigeren Anbieter für 10 EUR im Monat (120 EUR im Jahr). Auf der Website sieht die Software eigentlich genauso aus wie von teureren Wettbewerbern, daher erwarten Sie denselben Leistungs- und Funktionsumfang. Schauen Sie jedoch ins Kleingedruckte, wird schnell klar, dass ein persönlicher Service in diesem Preispaket nicht enthalten ist. Darüber hinaus haben Sie wahrscheinlich auch noch Einschränkungen/Limitierungen in der Nutzung (z.B. Anzahl an Projekten, Plänen oder Datenvolumen). Auf den ersten Blick sieht dies erst einmal in Ordnung aus – der günstige Preis ist Ihnen wichtiger und daher verzichten Sie erst einmal auf Serviceleistungen und unbegrenzte Nutzung. Die Unterschiede sind jedoch: Bei 120 EUR im Jahr kostet Serviceaufwand für den Anbieter selbst  so gut wie nichts und auch die Kosten für die Datenspeicherung durch die Limitierung bleiben begrenzt.

Rechnen wir das Ganze mal durch: Sie zahlen 10 EUR im Monat (120 EUR im Jahr). Ein guter technischer Kundenbetreuer kostet den Softwareanbieter ca. 60.000 EUR im Jahr inkl. Zuschüsse. Wie viele Kunden braucht der Anbieter, um sich den einen Kundenbetreuer leisten zu können?

Die Antwort wird Sie vermutlich überraschen: Es sind nicht 500 Kunden (500 x 120 EUR = 60.000 EUR). Dies würde nämlich voraussetzen, dass die Firma keine weiteren Kosten hat außer diesen einen Mitarbeiter. Aus unserer Kostenstellenübersicht wissen wir bereits, dass neben diesem allein ca. 30% für Serverkosten und viele weitere noch für Entwicklung, Marketing und andere Bereiche anfallen. Nehmen wir mit in die Betrachtung, dass bereits 60% des Umsatzes für Server, Entwicklung und Marketing ausgegeben werden, ergibt sich folgende Rechnung:

60.000 EUR = X * 120 EUR * 0.4
X = 60.000 EUR / 48 EUR
X = 1.250

Das bedeutet, dass ca. 1.250 Kunden benötigt werden, um die Stelle des technischen Kundenbetreuers zu besetzen. D.h. für jede Einheit von 1.250 Kunden, kann sich eine solche Firma einen qualifizierten Kundenbetreuer leisten. Oder betrachten wir es wie folgt: Wenn 1.250 Kunden 10 EUR im Monat zahlen (120 EUR im Jahr), das sind 150.000 EUR jährlicher Umsatz und nach Abzug der 60% Ausgaben (Server, Entwickler, Marketing und Vertrieb), bleiben der Firma noch 60.000 EUR, um das Gehalt inklusive weiterer Ausgaben zu decken.

Aber wie kann ein einziger Kundenbetreuer die Anfragen von 1.250 Kunden bedienen und diese entsprechend beraten? Die Antwort ist: Er kann es nicht. Die Berechnung bezieht noch nicht einmal ein, dass neben Server-, Entwicklungs-, Marketing- und Vertriebskosten noch weitere Kosten anfallen, wie z.B. Gehälter für Geschäftsführer und Führungskräfte, Miete und weitere Betriebsausgaben, Kosten für weitere Software (CRM, Analystics etc.) und vieles mehr.

Wir haben dieses Modell verwendet, weil die Rechnung simpel ist und nur wenige Annahmen benötigt. Heben wir die monatlichen Kosten z.B. auf knappe 30 EUR pro Monat (360 EUR im Jahr), wird die Rechnung ein bisschen besser, aber das Ergebnis ist noch immer nicht gut. Denn es benötigt ca. 420 Kunden, um die Gleichung zu lösen. Selbst bei einer Gebühr von 50 EUR im Monat, landen wir immer noch bei einem Ergebnis von 1:250 (1 Kundenbetreuer für 250 Kunden). Wie Sie sehen können, gelangt man erst auf ein normales Verhältnis begibt man sich in die Nähe von der 100 EUR Preisklasse. Die Rechnung für 1 EUR-Anbieter wollen Sie gar nicht erst sehen.

Bausoftware Planung

Warum Software, wie Capmo, Sie in Wahrheit nichts kostet?

In den beiden oberen Abschnitten haben wir nun schon die Frage beantwortet, wie Preise von 89 EUR für Software entstehen und Unterschiede zwischen den Anbietern liegen. Nehmen wir jetzt also an, wir entscheiden uns für einen teureren Anbieter, damit wir langfristig mit der Software zufrieden sind (guter Kundenservice und Software-Updates) und diese effektiv zum Einsatz kommt (Schulung meiner Mitarbeiter und regelmäßiger Austausch mit meinem persönlichen Kundenbetreuer), bleibt dennoch immer noch die Frage: Ab wann lohnt sich das für mich? Auch hier wollen wir gemeinsam mit simpler Mathematik und einfach verständlichen Annahmen eine Antwort finden.

Annahme 1: Ich spare Zeit mit Capmo.

Bisher habe ich immer alles händisch dokumentiert und am Computer mühsam übertragen. Da diese Doppelarbeit durch Capmo wegfällt und ich nicht mehr Fotos einzeln in meinen Word-Bericht kopieren muss, spare ich vermutlich Zeit damit. Wie viel muss ich dann einsparen, damit es sich lohnt?

Sei X die Anzahl an Stunden, die ich monatlich durch Capmo einspare, Y mein Stundensatz, dann ergibt sich folgende Rechnung:

Gewinn / Verlust = – 89 EUR + X Std. * Y EUR / Std.
= – 89 EUR + XY EUR

Nehmen wir an, ich habe einen Stundensatz von ca. 44,5 EUR (89 EUR * 0.5). Ab wann lohnt es sich dann für mich?

Gewinn / Verlust > 0
-89 EUR + 44,5 EUR * X > 0
44,5 EUR * X > 89 EUR
X > 2

Spare ich also 2 Stunden im Monat ein (30 Minuten in der Woche/6 Minuten am Tag), lande ich bei 0 EUR Gewinn / Verlust. Gehöre ich jedoch zu denen, die z.B. freitags schnell 2 Stunden an der Zusammenstellung von Notiz- und Fotodokumentation sitzen, lande ich schnell schon bei 8 Stunden Einsparung im Monat, was zu einem Zeitgewinn in von 267 EUR im Monat (3.204 EUR im Jahr) führt. Betrachten wir den Fall, dass ich sogar mehrmals in der Woche vor meinen Excel-, Word- und Fotodateien sitze und täglich E-Mails an Projektpartner verschicke, bin ich bei ca. 2 Stunden am Tag (10 Stunden in der Woche, 40 Stunden im Monat). Das macht dann 1.691 EUR Zeitgewinn pro Monat, was dann 20.364 EUR Gewinn im Jahr sind.

Sollte ich einen Stundensatz von ca. 60 EUR haben, dann sind es sogar nur 1.48 Stunden im Monat, was 22 Minuten in der Woche und 4 Minuten am Tag entspricht, die ich benötige, damit sich mein Investment lohnt. Klingt irre? Ist aber so.

Wir könnten hier jetzt noch weiter spinnen und verschiedenste Kombinationen unserer Variablen (Zeitaufwand X und Stundenlohn Y) treffen und gegen rechne. Fakt ist: Ich spare enorm viel Zeit und somit viel Geld im Jahr ein, wenn ich auf Software setze, die es mir ermöglicht effizienter zu Arbeiten. Aus 89 EUR Ausgaben im Monat werden somit schnell 1.000 EUR Einnahmen.

Neben der einfachen Rechnung bezogen auf quantifizierbaren Gewinn und Verlust, gibt es jedoch noch weitere Gründe, warum sich die Software für mich lohnt.

Annahme 2: Arbeiten mit Capmo macht mehr Spaß.

Das Nörgeln ist groß: Mitarbeiter sind überlastet, gestresst und dementsprechend auch unzufrieden mit ihrem Arbeitsplatz. Gerade jüngere Leute wollen einen Arbeitsplatz, der effizientes Arbeiten ermöglicht – und ihnen beispielsweise keine Last durch nervige Handschriftdokumentation auferlegt. Dem Fachkräftemangel und der Mitarbeiterfluktuation kann man mit digitaler Unterstützung den Kampf ansagen. Belesen Sie sich dazu in unserem Artikel  „Fachkräftemangel in der Bauindustrie: Wie Sie als Unternehmen reagieren können“ und dem entsprechenden kostenlosen eBook.

Annahme 3: Mit dem aktuellen Datenchaos gewinne ich keinen Rechtsstreit.

Neben der Zeitersparnis und der Zufriedenheit seiner Mitarbeiter, muss ich sich ein Geschäftsführer oder Projektverantwortlicher auch mit der Frage auseinandersetzen, wie man eigentlich für den Notfall gewappnet ist. Gibt es einheitliche und vollständige Dokumentationstandards? Wenn ja, wie wird gewährleistet, dass diese von den Mitarbeitern auch eingehalten werden? Und zu allerletzt, wo liegen die relevanten Daten ab?

Falls wichtige Informationen noch immer in den E-Mailfächern Ihrer Mitarbeiter oder verstreut auf Ihrem Server rumliegen, sollten Sie sich auf jeden Fall Gedanken machen. Bei der Frage, wie Sie Ihr Bauunternehmen digitalisieren können, helfen Ihnen unsere Digitalisierungsexperten gern weiter. Vereinbaren Sie einen Termin mit unserem Geschäftsführer Herrn Dr. Christ und erfahren Sie, wie Sie mit Hilfe von Capmo unternehmensweit eine rechtssichere Dokumentation einführen.

Fazit: Der Leistungsumfang von Cloud Services ist so unterschiedlich und breit gefächert wie die Sofware-Anbieter und ihre Preise. Cloud Services haben ihre unverkennbaren Vorteile: Sie sparen Zeit, führen Spaß bei der Arbeit ein und sorgen für Rechtssicherheit. Weitere Argumente für den Kauf einer Cloud Software ist beispielsweise die Auslagerung von IT-Service auf externe Partner, da kein eigener Cloud-Server eingerichtet werden muss. Software wie Capmo ermöglicht kollaboratives Arbeiten mit Projektpartnern auf einer gemeinsamen, intuitiv gestalteten Plattform und umfangreichen Serviceleistungen. Unterm Strich kostet Sie die Software im Monat nichts, sondern bringt kurz- sowie langfristige Gewinne auf mehreren Ebenen.

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