Baubesprechung: Die 10 Gebote der Besprechungen am Bau

Baubesprechungen sind feste Bestandteile der Bauausführung. Sie sind ein zentrales Mittel der Bauüberwachung und gemäß der HOAI eine Grundleistung der Objektüberwachung. Regelmäßige Abstimmungen wie der Jour Fixe haben das Ziel, die am Bauprojekt beteiligten Planer, Unternehmensvertreter und die Bauaufsicht an einen Tisch zu bringen um den Bauablauf abzustimmen. Anstatt erfolgreich und effizient sind Baubesprechungen jedoch häufig nervtötend und zeitraubend. Leiten Sie den Jour Fixe oder die Wochenbesprechung mit dem Bauherr jedoch mit Struktur und Disziplin, wird der Termin zum Erfolg. Wir zeigen Ihnen, wie Ihnen dies gelingt!

Warum scheitern so viele Baubesprechungen?

Gründe, die zum Scheitern einer Baubesprechung führen, sind so vielseitig wie das Bauprojekt selbst. Diese drei Ursachen sorgen in vielen Fällen dafür, dass Ihre Partner den Jour Fixe gähnend und kopfschüttelnd verlassen.

Stundenlange Besprechungen ohne Ziel

Der Name lässt keine Zweifel offen: Eine Besprechung hat den Zweck, wichtige Dinge zu besprechen. Der Fokus soll dabei jedoch nicht auf dem Punkt “besprechen” sondern dem Element “wichtige Dinge” liegen. Denn Baubesprechungen sind nicht zum Plausch über Gott und die Welt sondern zur Planung des Projektablaufs gedacht.

Die Ein-Mann-Show

Nur wenn alle am Bau beteiligten Hand in Hand arbeiten, kann ein Bauprojekt erfolgreich werden. Gleiches gilt auch für die Baubesprechung: Ziel ist nicht, dass eine Firma ihre Gedanken kundtut und alle anderen zuhören. Vielmehr soll ein gemeinsamer Austausch stattfinden, die Planung abgestimmt und etwaige Probleme geklärt werden.

Mehr Streit als Gespräch

Der Ton am Bau ist meist rau, Konflikte an der Tagesordnung. Auch wenn die Zusammenarbeit ab und an zur Herausforderung wird, sollten Sie nicht vergessen, dass Sie am Ende auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten: Den erfolgreichen Abschluss des Projekts. Ziellose Streitereien sind Fehl am Platz – vor allem bei Besprechungen. Nicht umsonst gelten Baubesprechungen als Stimmungsbarometer für das gesamte Bauprojekt: Wer hier kooperiert, entpuppt sich häufig auch im Arbeitsalltag als guter Teamplayer.

Aus diesen und vielen weiteren Gründen können Baustellenbesprechungen scheitern. Die gute Nachricht: Sie müssen es nicht. Mit ein paar Tricks sorgen Sie dafür, dass Ihre Jour Fixes und alle anderen Besprechungen am Bau für alle Beteiligten erfolgreich ablaufen. 

Die 10 Gebote der Baubesprechung

Schon mit ein, zwei kleinen Änderungen, der ein oder anderen Regeln und Disziplin auf allen Seiten schaffen Sie die größten Herausforderungen bei Jour Fixe und Co. aus dem Weg. Welche das sind? Die 10 Gebote der Baubesprechung bringen die wichtigsten Tipps und Tricks auf den Punkt. 

1. Beginnen Sie pünktlich!

So banal und doch so effektiv: Ein erfolgreicher Jour Fixe beginnt mit einem pünktlichen Start. Und pünktlich bedeutet nicht zwei Minuten vor oder nach dem geplanten Beginn – sondern exakt auf den Punkt. Ein Start zum vereinbarten Zeitpunkt zeugt von einem gut durchdachten und strukturierten Termin. Dieses Gebot durchzusetzen könnte Sie am Anfang durchaus den letzten Nerv kosten. Doch durchhalten lohnt sich!

Sollten Ihre Partner nicht mitspielen, so begrüßen Sie am besten jeden Einzelnen persönlich beim Erscheinen und weisen Sie den Zuspätkommer nochmals explizit auf das Versäumnis hin. Diese unfreiwillige Aufmerksamkeit hilft Ihnen, Ihre Partner früher oder später zur Pünktlichkeit zu erziehen. Falls auch das nichts hilft, schließen Sie Zuspätkommer vom Meeting aus und weisen diese abermals darauf hin, dass die Besprechung in Ihrem Bauprojekt pünktlich beginnen.

2. Definieren Sie eine Agenda!

Wie bereits oben angedeutet, zählt die Ziellosigkeit zu den häufigsten Ursachen ineffektiver Baubesprechungen. Dieser begegnen Sie, indem Sie vor jedem Jour Fixe oder anderen Terminen eine Agenda erstellen. Stecken Sie die Themen ab, die beim Meeting besprochen werden und definieren Sie deren Relevanz.

Holen Sie bei der Planung Ihre Projektpartner ins Boot und geben Sie diesen die Gelegenheit, eigene Themen einzureichen. Gleichzeitig verdeutlicht die Agenda, welche Partner wirklich bei der Besprechung anwesend sein sollten. Auch wenn die Planung Vorarbeit erfordert: Sie beugt dem ziellosen Beisammensein vor und stellt sicher, dass die Besprechung für alle Beteiligten einen Mehrwert hat.

3. Vermeiden Sie Ablenkungen!

Das Smartphone oder das Tablet immer im Gepäck, sind Ablenkungen bei keiner Baubesprechung weit entfernt. Vor allem bei Themen, die für den ein oder anderen Teilnehmer nicht von Interesse sind, ist die Gefahr des Abschweifens groß. Das Problem: Gedanklich schon weit weg, erkennen die Personen nicht, wann sie sich wieder ins Gespräch einklinken müssen und verpassen wichtige Informationen.

Stellen Sie deshalb die Regel auf, dass der Jour Fixe ohne Smartphone oder Tablet stattfindet. “Leichter gesagt als getan” mögen Sie sich nun denken. Doch mit ein bisschen Kreativität gelingt Ihnen auch dies mit links. Um Ihre Partner zum Mitmachen zu animieren, können Sie beispielsweise eine Kaffeekasse aufstellen, die bei jedem Klingeln von dem jeweiligen Teilnehmer gefüttert wird.

Oder Sie gestalten die Baubesprechung interaktiv und binden Ihre Partner ein. So sind diese gefordert und kommen erst gar nicht auf die Idee, sich gedanklich von dem Termin zu verabschieden. 

4. Halten Sie den Zeitrahmen ein!

Bei Besprechungen gilt das Motto: So kurz wie möglich, so lang wie nötig. Überlegen Sie sich auf Basis der Agenda, wie lange der Termin dauern muss und teilen Sie Ihren Partnern den Zeitrahmen mit. So geben Sie diesen die Möglichkeit, ihren Tag effektiv zu planen und erhöhen gleichzeitig die Teilnahmebereitschaft. Die Dauer der Baubesprechung zu definieren ist jedoch nur der erste Schritt.

Im zweiten müssen Sie diese auch einhalten. Denn ebenso wichtig wie ein pünktlicher Beginn der Baubesprechung ist das pünktliche Ende. Ihre Teilnehmer haben Ihren Kalender für diesen Tag so geplant, dass sie exakt für den von Ihnen veranschlagten Zeitraum verfügbar sind. Zeigen Sie Verantwortung für dieses Vertrauen und wirtschaften Sie mit der Zeit. Ist die Besprechung auf 60 Minuten angesetzt, aber nach dieser Dauer noch nicht alle Themen besprochen, müssen Sie abwägen: Können Agendapunkte auf die nächste Besprechung verschoben werden?

Ist dies nicht der Fall, besprechen Sie mit Ihren Teilnehmern eine Verlängerung des Termins. Um zu vermeiden, dass wichtige Themen unter den Tisch fallen, planen Sie Ihre Agenda bestenfalls anhand der Priorität der Besprechungspunkte. So stellen Sie sicher, dass die wichtigsten Themen immer Vorrang haben.

5. Klären Sie die Protokollführung!

Gute Baubesprechungen führen zu einer guten Zusammenarbeit am Bau. Um sicherzustellen, dass diese Hand und Fuß haben, sollten Sie den Termin unbedingt in einem Besprechungsprotokoll festhalten. So entgehen Sie der Gefahr, dass Sie in jedem Termin über die gleichen Themen sprechen, dass Beschlüsse nicht eingehalten oder Aufgaben nicht erledigt werden.

Definieren Sie vor dem Termin, wer das Protokoll führt. Legen Sie außerdem fest, in welcher Form das Protokoll geführt wird. Vermeiden Sie unbedingt die Arbeit mit handschriftlichen Notizen! Diesen fehlt es in den meisten Fällen an Struktur. Darüber hinaus verursachen sie beim Protokollführer doppelte Arbeit: Dieser muss die Notizen im Anschluss an den Termin manuell abtippen. Alternativ können Sie mit einer Jour Fix Protokoll Vorlage arbeiten oder Ihre Baubesprechung digital dokumentieren.

Das Capmo Ticket-System eignet sich beispielsweise hervorragend zur Protokollierung von Baustellenbesprechungen. Wie Sie sich das vorstellen können? Sie legen für jeden Aufgabe ein Ticket an, kategorisieren dies als “Jour Fixe” und legen das Stichwort für den jeweiligen Termin an. Nach der Besprechung rufen Sie die Tickets auf und exportieren das formatierte Protokoll per Klick. Zum Versand genügt ein weiterer Klick in der Capmo-App. Der Vorteil: Sie sparen sich jegliche Nacharbeit und können anstehende Aufgaben direkt mit Frist an einen Verantwortlichen zuweisen.

6. Stellen Sie Kommunikationsregeln auf!

Viele Parteien, unterschiedliche Interessen und starke Charaktere: Es liegt in der Natur der Sache, dass bei Baubesprechungen ein hohes Konfliktpotenzial herrscht. Nichtsdestotrotz: Effektive Besprechungen bedürfen einer effektiven Kommunikation. Um sicherzustellen, dass Ihr Termin zum Ziel führt, sollten Sie deshalb Regeln aufstellen, die den Dialog in der Gruppe definieren.

Legen Sie beispielsweise einen Moderator fest, der dafür sorgt, dass die Teilnehmer sich gegenseitig aussprechen lassen und jeder seine Meinung kundtun kann. Der Moderator hat außerdem die Aufgabe, den Gesprächsverlauf im Blick zu behalten und bei Schwierigkeiten gegebenenfalls einzuschreiten. So stellen Sie sicher, dass die Baubesprechung auf sachlicher Basis abläuft und keine persönlichen Befindlichkeiten die Absprache behindern.

7. Bringen Sie Struktur in den Termin!

Eine gute Planung ist die halbe Miete einer erfolgreichen Baubesprechung. Mit Ihrer Agenda haben Sie bereits vorgelegt. Nun gilt es, die Agenda erfolgreich in die Praxis umzusetzen. Wie Ihnen das gelingt? Anstatt stupide jeden Punkt nacheinander abzuarbeiten, bilden Sie inhaltliche Blöcke, die für Abwechslung und Struktur sorgen.

Der erste Block kann beispielsweise die Begrüßung darstellen, in der Sie alle Teilnehmer Willkommen heißen und die wichtigsten Themen des Jour Fixes vorstellen. Anschließend besprechen Sie den ersten Tagesordnungspunkt. Bevor Sie mit der Agenda fortfahren, ist es der Gruppendynamik dienlich, einen interaktiven Part einzufügen.

Fragen Sie Ihre Teilnehmer hierfür ganz einfach nach Ideen oder Anregungen zu dem diskutierten Thema – schon ist deren Aufmerksamkeit wieder geweckt. Sobald Sie einen Bereich besprochen haben, fassen Sie diesen kurz zusammenzufassen um gedanklich einen Schlussstrich darunter zu setzen. So behalten selbst die passiven Teilnehmer die wichtigen Ergebnisse im Kopf.

8. Sagen Sie unnötige Besprechungen ab!

Auch wenn Sie laut HOAI die Pflicht haben, Baubesprechungen durchzuführen: Niemand zwingt Sie zu einem wöchentlichen Treffen. Wenn Sie bei der Agendaplanung feststellen, dass es nicht genügend Themen für eine Abstimmung gibt, können Sie den Termin besten Gewissens absagen. Zeit ist bekanntlich Geld und Baubesprechungen sowohl personell als auch finanziell ein hohes Investment – und nicht umsonst einer der 5 größten Zeitfresser am Bau.

Prüfen Sie deshalb vorab, ob sich die Besprechung lohnt. Dass der Termin wirklich nötig ist, erkennen Sie am besten anhand der geplanten Themen. Stehen Terminabstimmungen, die Koordination von Zwischen- und Vorleistungen oder Planungsfragen auf der Agenda, sollten Sie die Besprechung unbedingt durchführen. Geht es lediglich um Meinungen zu bestimmten Themen, können Sie den Termin eventuell verschieben.

Überlegen Sie sich, ob eine asynchrone Abstimmung eine Alternative ist. Indem Sie digital mit Ihren Projektpartnern zusammenarbeiten können Sie sich beispielsweise mühelos dezentral austauschen – und speichern gleichzeitig alle Informationen zu einem Vorgang an einem Ort.

Capmo-Tipp: Lesen Sie im Interview, wir die BPH Ingenieure mit Capmo zeitraubende Ortstermine ersetzen konnten.

9. Setzen Sie sich Ziele!

Wir haben des Öfteren betont, wie wichtig Struktur und Planung bei einer Baubesprechung sind. Planen sollten Sie jedoch nicht nur den Termin, sondern auch das gewünschte Ergebnis. Denn was nützt eine Besprechung, die zwar erfolgreich abläuft aber keinen Beitrag zum Erfolg des Bauprojekts leistet? Erarbeiten Sie zusammen mit Ihrer Agenda die Ziele, die Sie mit der Besprechung verfolgen.

In erster Linie möchten den Bauzeitenplan aktualisieren? Notieren Sie dies ganz oben auf Ihrer Zielsammlung. Sie möchten die Zusammenarbeit am Bau verbessern? Definieren Sie “5 Maßnahmen zur Verbesserung der Kollaboration” auf Ihrer Liste. Bei der Zielentwicklung können Sie sich an der altbewährten SMART Methode orientieren.

Diese schlägt vor, dass Ziele immer 5 Eigenschaften erfüllen müssen: Sie müssen spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminierbar sein. Wenn Sie diese Regel befolgen, steht Ihrer effektiven Zielsetzung nichts im Weg.

10. Entwickeln Sie digitale Alternativen!

Die Corona-Krise hat es abermals bewiesen: Trotz bester Vorbereitung kann immer ein Ereignis dazwischen kommen, das Ihre Pläne durchkreuzt. Die Pandemie hat Bauunternehmen plötzlich vor die Herausforderung gestellt, dass persönliche Treffen gar nicht oder nur sehr schwierig umgesetzt werden können.

Lernen Sie aus diesem Ereignis und denken Sie Ihre Baubesprechungen zukünftig immer auch digitale mit. So stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer trotz physischer Distanz oder Home Office an einen (virtuellen) Tisch kommen und den Fortschritt des Bauprojekts besprechen können.

Beliebte Programme für digitale Besprechungen sind beispielsweise Microsoft Teams, Zoom oder Google Meet. Einigen Sie sich am besten vorab mit Ihren Teammitgliedern auf ein Tool und speichern Sie den Link zu dem virtuellen Gesprächsraum direkt in der Einladung zur Baubesprechung. 

Kleine Veränderungen mit großer Wirkung: Mit diesen 10 Geboten der Baubesprechung bringen  Sie ohne größeren Aufwand Struktur in Ihre Abstimmungen am Bau. Gleichzeitig sorgen Sie dafür, dass sowohl Sie als auch Ihre Partner den größtmöglichen Nutzen aus dem Termin ziehen. Probieren Sie es aus und profitieren Sie nicht nur von erfolgreicheren Besprechungen sondern langfristig auch einer verbesserten Zusammenarbeit am Bau.