Baukosten senken: 3 Wege, die Ihre Kosten im Rahmen halten

März 16, 2020

10:50 am

Baukosten Elbphilharmonie

Die Baubranche boomt in Deutschland, die Ziele bis 2023 sind hoch gesteckt. Betrachten wir jedoch den Fortschritt großer Bauprojekte, scheinen Bau- und Planungsunternehmen der Nachfrage nicht gerecht zu werden. Immer mehr Bauprojekte laufen aus dem Ruder, die Baukosten steigen und jegliche Berechnungen werden übertroffen. Die Hamburger Elbphilharmonie ist nur ein Beispiel für ein Bauprojekt, dessen finale Kosten pro Quadratmeter weit über den kalkulierten lagen. Wie müssen sich Unternehmen aufstellen, um wirtschaftlich erfolgreiche Projekte zu realisieren? Wir zeigen Ihnen drei zuverlässige Wege!

Baukosten nachhaltig senken

Fällt das Stichwort Kostensenkung, so denken viele Menschen direkt an Stellenstreichungen oder Materialkosteneinsparungen. In der Baubranche ist diese Idee jedoch ein Trugschluss: Kurzfristig können solche Einsparungen zwar zu besseren Finanzkennzahlen führen. Langfristig bergen diese jedoch hohe Risiken wie eine verminderte Qualität von Bauprojekten oder eine höhere Fehlerquote durch Unterbesetzung. In manchen Fällen kann diese Vorgehensweise sogar zu schweren, rechtliche Folgen führen. Daher ist es sehr wichtig, dass sich Geschäftsführer mit der Thematik der Kosteneinsparung tiefer beschäftigen, um die Kosten und Risiken fürs Unternehmen nachhaltig zu senken.

“80% aller Bauprojekte übersteigen die kalkulierten Baukosten; 60% der Bauprojekte liegen über der Zeit.”

Investieren statt reduzieren

Um Kosten nachhaltig und effektiv zu senken, sollten Sie nicht über Sparmaßnahmen nachdenken, sondern über Investitionen. Dies mag zunächst etwas komisch klingen, bezweckt aber genau das Ziel, produktivere Arbeit zu ermöglichen. TGA-Fachplaner können hiervon ein Lied singen: Wie oft wird an Ressourcen für Heizung, Lüftung, Sanitär und Klima oder Fachpersonal gespart, um wenige Jahre später für minderwertige haustechnische Anlagen oder mangelhafte Planung teuer zu bezahlen?

Stellen Sie sich daher nicht die Frage, welcher der größte Hebel zur Kosteneinsparung ist. Vielmehr sollten Sie sich fragen, mit welchen Investitionen Sie die Produktivität am meisten steigern, Prozesse verbessern und somit langfristig Kosten einsparen können.

Versteckte Kosten identifizieren

Verwaltungskosten, verursacht durch komplexe Bürokratie, stellen einen Großteil der Gesamtkosten in der Baubranche dar. Jeder Mitarbeiter, von der Sekretärin, über Ingenieur für Heizungs- und Sanitärtechnik bis hin zum Elektrotechniker verursachen während ihrer Arbeit hohe administrative Verwaltungskosten. Diese entstehen beispielsweise durch manuelle Papierarbeit, das Übertragen von Daten in Computersysteme, Beantwortung von E-Mails oder weitere analoge Tätigkeiten. Die Zeit, die Ihre Projektbeteiligten hierfür aufbringen, fehlt diesen im Tagesgeschäft.

Sind diese Prozesse zudem kompliziert, muss so manche zusätzliche administrative Tätigkeiten durchgeführt werden, die Ihre Fachkräfte von relevanten, projektbezogenen Aufgaben abhalten. Dies führt dazu, dass einerseits das Nervenkostüm Ihrer Mitarbeiter strapaziert wird und diese andererseits weniger Zeit für die relevanten Tätigkeiten haben. Administrative Tätigkeiten sind für das Unternehmen also verlorene Zeit, für die Mitarbeiter ein Stressfaktor und in Summe ein hoher Kostenfaktor. Um Baukosten einzusparen, müssen Bau- und Planungsunternehmen also sicherstellen, dass auf der Baustelle nicht zu viel Zeit in administrative Tätigkeiten investiert wird.

Wenn Sie Ihre Baukosten reduzieren möchten, geht es weniger darum, Kostenpunkte zu streichen oder Einsparungen vorzunehmen. Vielmehr sollte es Ihr Ziel sein, komplizierte Bauprozesse und damit einhergehende versteckte Kosten aufzudecken und auszuhebeln. Mit dem richtigen System, geeigneter Technologie und effektiven Prozessen werden Arbeitsabläufe schlanker und die Produktivität bei Ihrem Bauprojekt höher.

Baukosten senken durch höhere Produktivität am Bau.
Die Produktivität zu erhöhen ist eine wichtige Maßnahme zur Reduktion von Baukosten.

Datenbasiert Bauen: geringere Baukosten in 3 Schritten

Wie bereits angedeutet, helfen Ihnen effiziente Prozesse dabei, Ihre Baukosten im Blick zu halten und nachhaltig zu senken. Um Ihre Baukosten richtig zu berechnen und im Blick zu halten hilft eine datenbasierte Bauweise. Im Laufe Ihres Bauprozesses erzeugen Sie jede Menge Daten, die Ihnen helfen versteckte Kosten und Einsparpotenziale zu identifizieren. Wir zeigen Ihnen in 3 Schritten, wie Sie diese Daten für die Planung Ihrer Baukosten nutzen.

1.

Automatisierung, um Effizienz zu steigern und Fehler zu vermeiden

Die Automatisierung von Prozessen ist ein großer Hebel, um administrative Baukosten signifikant zu senken. Die automatische Abwicklung zeitraubender Prozesse reduziert nicht nur den Arbeitsaufwand Ihrer Mitarbeiter sondern senkt gleichzeitig das Fehlerrisiko. Egal wie gut Ihre Mitarbeiter ausgebildet sind und ihre Arbeit verrichten: Fehler sind menschlich und Fehler passieren. Werden diese jedoch zu spät erkannt, können Sie zu einem erheblichen Anstieg Ihrer Baukosten führen. Indem Sie automatisiert arbeiten, minimieren Sie dieses Risiko und steigern gleichzeitig die Effizienz auf Ihrer Baustelle.

Um Ihnen zu veranschaulichen, wie viele Prozesse Sie bei Ihrem Bauprojekt automatisieren können, sehen wir uns einige Posten an, die es gemäß der Berechnung der Baukosten nach DIN 276 und der §53 -§56 HOAI, der die Honorare für die Grundleistungen der Technischen Ausrüstung regelt, zu beachten gilt.

Budgetierung und Accounting: Traditionell haben Sie Ihr Budget mit großer Wahrscheinlichkeit auf Basis von Excel-Listen kalkuliert. Diese Modelle sind zeitraubend und fehleranfällig. Eine moderne Software zur Baudokumentation erledigt diese Arbeit für Sie und offenbart Ihnen den aktuellen Stand Ihrer Baukosten auf einen Blick – nach Wunsch sogar pro Quadratmeter. Eine Berechnung der Kosten für die TGA-Planung gelingt mit einem digitalen HOAI Rechner, der Ihnen beispielsweise in diesem Beitrag zur Verfügung steht.

Verwenden von Vorlagen: Vorlagen sind in der Bauindustrie gerne gesehen. Warum? Listen und Dokumente müssen häufig regulatorischen Vorgaben wie denen der VOB entsprechen. Vorlagen stellen dies sicher, ohne, dass Sie sich jedes Mal aufs Neue mit den rechtlichen Bedingungen beschäftigen müssen. Wer die richtigen Vorlagen verwendet, kann sich erstens viel Zeit sparen und zweitens sicherstellen, dass der Prozess rechtskonform abgebildet ist. Hilfreiche Vorlagen für den Schriftverkehr zwischen Bauherren und Planern stellt die Bayerische Ingenieurkammer-Bau zum Download zur Verfügung.

2.

Verbesserung des Dokumentenmanagements

Neben der Automatisierung spielt die Dokumentation in der Bauindustrie eine wesentliche Rolle. Jeder Schritt muss festgehalten und sicher abgespeichert werden. Wer hier digital arbeitet, ist mehrfach im Vorteil:

Erstens reduzierte die digitale Datenablage die Geschäftskosten, die durch beispielsweise Papiermaterial oder Aktenräume verursacht würden. Zweitens ermöglicht ein gutes Dokumenten-Managementsystem kollaboratives Zusammenarbeiten und steigert somit die Effizienz auf Projekten. Drittens erhöht die digitale Ablage die Transparenz. Mit den richtigen Systemen können Sie automatisch Reporte erstellen und neue Erkenntnisse gewinnen, die Sie mühelos mit Ihrem Team teilen können. Sie haben beispielsweise die Möglichkeit, versteckten Kostenstellen sowie Zusammenhänge zwischen Fristverzögerungen und vorgelagerten Prozessschritten zu identifizieren.

Darüber hinaus kann ein praktisches Dokumenten-Managementsystem weitere administrative Tätigkeiten effektiv verbessern:

Verwaltung: Ein robustes Dokumenten-Managementsystem gewährt den Mitarbeitern in der Verwaltung Zugang zu relevanten Informationen. So ist sichergestellt, dass wichtige Daten rechtzeitig kommuniziert werden und auch bei Abwesenheit stets auffindbar sind. Geschäftsführer haben so alle Daten beisammen, um Zeit- und Kostenpläne zu managen und rechtzeitig Risikoquellen zu erkennen.

Kommunikation: Die Zusammenarbeit der Beteiligten ist ausschlaggebend für den Erfolg von Bauprojekten. Diese kann jedoch nur gelingen, wenn das gesamte Team stets auf dem neuesten und vor allem gleichen Stand ist. Die Arbeit mit digitalen Dokumenten stellt dies sicher und ermöglicht somit eine effiziente Kommunikation am Bau. Missverständnisse und Planungsfehler als Resultat fehlerhafter Abstimmungen gehören damit der Vergangenheit an.

3.

Auswahl passender Technologie und Tools zur Arbeitsunterstützung

In der Baubranche kommt es häufig vor, dass die tatsächlichen Baukosten die berechneten weit übersteigen. Besonders in der Bauausführung werden die Kosten gerne unterschätzt – nicht zuletzt, da diese aufgrund von Planungsfehlern unvorhersehbar in die Höhe schnellen. Von daher ist es wichtig, von Anfang an alle Kostenpunkte mit einzuplanen. Hier sollten Sie den Fokus vor allem auf folgende Punkte legen:

Zeitmanagement: Einen realistischen Bauzeitenplan aufzustellen und diesen während des Projekts einzuhalten, erscheint sehr schwierig; ist jedoch entscheidend für den Erfolg eines Projekts. Durch smarte Tools und ein durchdachtes Bauprojektmanagement sind Sie jedoch bestens gerüstet, um zeitlich auf Kurs zu bleiben. Und auch Ihren Mitarbeitern hilft das digitale Zeitmanagement im Arbeitsalltag: Termine sind an einem Ort gespeichert, auf einen Blick ersichtlich und werden dank Push-Benachrichtigungen nicht übersehen.

Smarte Verfolgung von Bauausrüstung: Auf vielen Baustellen kommt es vor, dass Baugeräte entweder kaputt gehen oder sogar geklaut werden. Neue Technologien wie das Tracking von Geräten kann sicherstellen, dass rechtzeitig Wartungsbedarf erkannt wird und im Fall von Diebstahl automatisch ein Alarm ausgelöst wird. Sie haben schon ähnliche Erfahrungen gemacht? Dann sollten Sie in diesen Bereich unbedingt investieren.

Weitere Kosten, die durch digitale Tools gesenkt werden können sind:

Papier und Büromaterial: Auch wenn es banal erscheint, trägt auch Büromaterial einen großen Teil zu den Projektkosten bei. Das bedeutet: Wird analog auf Papier dokumentiert, entstehen jährliche hohe Verbrauchskosten. Digitale Baudokumentation kann Abhilfe schaffen und langfristig Geschäftskosten einsparen.

Baupläne und Spezifizierungen: Ähnlich wie fürs Büromaterial entstehen auch durch ausgedruckte Pläne und weitere Spezifizierungen hohe Kosten, die eingespart werden können. Diese umfassen nicht nur die Materialkosten, sondern vielmehr das Risiko, dass Subunternehmen und Gewerke mit alten, falschen Planständen arbeiten und dadurch Baumängel entstehen. Indem Sie mit digitalen Bauplänen arbeiten, haben Sie diese Gewissheit: Sie sehen genau, wann Sie den neuesten Planstand ins System geladen haben. Ab diesem Zeitpunkt sind Ihre Beteiligten verpflichtet, die neue Version zu verwenden. Praktischerweise müssen sie hierfür nicht ins Büro fahren, sondern nur in ihre Tasche greifen und die Bausoftware öffnen.

Baukosten zu senken ist ein Digitalisierungsprozess

Baukosten nachhaltig zu senken geht nicht von heute auf morgen und nicht nach dem Prinzip “Hier können wir etwas streichen und dort auch…”. Ziel ist es vielmehr, bestehende Arbeitsprozesse zu verbessern und die Produktivität zu steigern. Digitale Baustellen-Programme erweisen sich hier als hilfreich – nicht nur um Materialkosten wie Papier zu senken, sondern vor allem eine effiziente Zusammenarbeit sicherzustellen und Fehlerquellen frühzeitig zu identifizieren.

Um Ihre Baukosten zu senken, empfehlen wir Ihnen daher, zunächst die Arbeitsweise in Ihrem Unternehmen unter die Lupe zu nehmen. Bei genauem Hinsehen entdecken Sie bestimmt schnell die ein oder andere Schraube, an der Sie drehen können; den ein oder anderen analogen Prozess, den Sie digitalisieren können. Fragen Sie am besten bei Ihren Mitarbeitern und Kollegen nach den größten Zeitfressern im Arbeitsalltag und versuchen Sie, diese Prozesse zu digitalisieren. Sie werden sehen: Von der digitalen Arbeitsweise profitieren nicht nur Ihre Mitarbeiter sondern auch Ihr Unternehmen dank nachhaltig geringeren Projektkosten.

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