Lernen Sie die Vorteile der digitalen Bauakte kennen!

Die Bauakte ist Ihr wichtigstes Schriftwerk im Bauablauf. Sie enthält alle Unterlagen, die für die Planung und Ausführung eines Bauvorhabens von Bedeutung sind. Die Bauakte ist wie das Bautagebuch kein zusätzlicher Papierkram: Sie ist die wichtigste Dokumentensammlung, die die Bauausführung nachvollziehbar macht und auf deren Grundlage Fragen rund um die Honorarberechnung oder die Haftung beantworten werden. Obwohl sie so wichtig ist, hat die Bauakte häufig einen schlechten Ruf am Bau – nicht zuletzt, weil mit ihr jede Menge Papierkram einher geht. Deshalb unser Tipp: Setzen Sie auf die digitale Bauakte, generieren Sie Ihre Berichte per Klick und optimieren Sie damit Ihre Arbeitsabläufe im Büro und auf der Baustelle. 

Was steht in der Bauakte?

Anträge und Genehmigungen, Informationen von Lieferanten, Auftragnehmern und Subunternehmern, Schriftverkehr mit dem Auftraggeber oder das Bautagebuch: In einer Bauakte sind alle wichtigen Dokumente eines Bauvorhabens gesammelt. Demzufolge ist die Bauakte ein wichtiges Werkzeug für die Nachvollziehbarkeit Ihres Bauprojekts. Sie ist damit Ihr wichtigstes rechtliches Mittel zur Beweissicherung; insbesondere im Streitfall. 

In der Regel führen Unternehmen in der Bau- und Immobilienbranche die Bauordner mit einem vorbereiteten Register. Dieses stellt sicher, dass alle betriebsspezifischen Vorgänge ordnungsgemäß erfasst werden. Meistens finden sich in diesen umfangreichen Aktenverzeichnissen folgende Ordner:

• Bauantrag, Baugenehmigung
• Liste sämtlicher Baubeteiligten
• Liste aller mitwirkenden Behörden, Ämter, Dienststellen
• Bauverträge und Schriftverkehr mit dem Auftraggeber
• Technische Unterlagen wie Gutachten, Grundrisse, Lagepläne und Bauzeichnungen
• Unterlagen zu Beschaffungen, Angeboten, Bestellungen und Lieferscheinen
• Subunternehmer, Nachträge und Abrechnungen
• Abrechnungsunterlagen mit Aufmaßen, Leistungsberichten und Rechnungen
• Berichtswesen der Baustelle – etwa durch ein Bautagebuch 
• Baustellenverwaltung und Personalwesen
• Soll-Ist-Vergleiche, Nachkalkulationen 

Die meisten Projektentwickler, GUs oder Ingenieur– beziehungsweise Architekturbüros legen diese Aktenverzeichnisse in ihrem Büro an. In dicken Ordnern werden Dokumente an Dokumente gereiht. Nicht nur die Wandregale bringen diese zum Überquellen: Auch im Bauablauf bringen diese erhebliche Hürden mit sich.

Die Hürden der analogen Bauakte

Von Bauanträgen und Genehmigungen über Abrechnungsunterlagen bis hin zu Bautagebüchern enthält die Bauakte alle Dokumente, die für die Nachvollziehbarkeit des Bauvorhabens Relevanz haben. Damit ist die sorgfältige Pflege des Bauordners eine sehr wichtige Aufgabe – gleichzeitig jedoch häufig auch eine, die viele Probleme im Baustellenalltag mit sich bringt.

Doppel-Arbeit mit Notizen und Fotos

Wer seine Bauunterlagen strukturiert ablegen will, muss die auf der Baustelle aufgenommenen Fotos und Notizen in gut sortierten Ordnern ablegen. Andernfalls drohen wichtige Informationen verloren zu gehen. Fotos müssen von der Digitalkamera auf den PC übertragen und manuell in Ordner einsortiert werden; Notizen händisch digitalisiert werden. Diese Arbeitsschritte sind nicht nur nervig, sondern kostet jede Menge Zeit. Die gute Nachricht: Sie können sich diese Doppel-Arbeit ganz leicht sparen, indem Sie schon bei der Informationsaufnahme auf digitale Lösungen setzen. Wie Ihnen das gelingt, verraten wir Ihnen in diesem Ratgeber. 

Missverständnisse & Kommunikationsprobleme

Ein weiteres Problem, das mit Papierdokumenten einhergeht: Die Kommunikation wird zur Herkulesaufgabe. Auf die Unterlagen, die Sie in Ihren analogen Verzeichnissen ablegen, haben Ihre externen Partner keinen Zugriff. Wenn Informationen fehlen, bleibt keine andere Wahl, als Sie mit Fragen zu belangen. Dass diese komplizierten Abstimmungswege jede Menge Missverständnisse zur Folge haben, haben Sie mit Sicherheit selbst schon das ein oder andere Mal erlebt. Wie Sie dieses Problem lösen? Indem Sie mit digitalen Dokumenten arbeiten. In einer zentralen Plattform gespeichert, stellen Sie sicher, dass Ihre Partner jederzeit Zugriff auf die relevanten Unterlagen und der Bauablauf nicht durch umständliche Abstimmungswege behindert wird. 

Da die Dokumentationspflichten immer strenger und Bauprojekte immer komplexer werden, können diese Ihnen diese Probleme teuer zu stehen kommen. Deshalb unser Tipp: Wappnen Sie sich für die Zukunft und stellen Sie sicher, dass Ihre Unterlagen jederzeit strukturiert, vollständig und nachvollziehbar gespeichert sind. Wie Ihnen das gelingt? Indem Sie eine digitale Bauakte mit einer App oder Software führen. 

Was ist eine digitale Bauakte? 

Wie Sie es von der analogen Bauakte kennen, ist auch die digitale Bauakte eine Sammlung der wichtigsten Dokumente zum Bauablauf. Der Unterschied: Anstatt auf Papier ausgedruckt und in Ordnern abgelegt, speichern Sie alle relevanten Dokumente digital. Da Sie Ihre Informationen vom ersten Arbeitsschritt an mit Ihrem Smartphone oder Tablet speichern, sparen Sie sich jegliche Doppel-Arbeit im Büro für die Ablage – und profitieren von vielen weiteren Vorteilen. 

Die Vorteile von digitalen Bauakten 

Mit der Einführung einer Bausoftware leisten Sie einen wichtigen Beitrag zur Digitalisierung am Bau. Sollten Sie vom Umstieg auf eine papierlose Baustelle und eine digitale Bauakte noch nicht ganz überzeugt sein, haben wir Ihnen die bedeutendsten Argumente kurz zusammengetragen: 

Garantierter Informationsfluss im Büro und auf der Baustelle

Die digitale Bauakte hat für Sie gegenüber der analogen Papierdokumentation vor allem einen Vorteil: Sie behalten stets den Überblick über alle projekt­relevanten Daten! Diese können mobil per Smartphone oder Tablet jederzeit und von überall aus erfasst, verwaltet und abgerufen werden. Egal, ob Sie sich im Büro oder auf der Baustelle aufhalten, bei Rückfragen haben Sie die Antworten immer griffbereit!

Einfacher Export von Berichten & Protokollen

Werden Sie von Ihrem Geschäftsführer, ihren Mitarbeitern und Subunternehmern oder Ihrem Bauherrn nach Berichten gefragt, können Sie diese aus der Bausoftware ganz einfach und individuell als PDF Dokumente exportieren, und mit den entsprechenden Personen teilen. Da keine manuelle Formatierung wie bei Word und Excel nötig ist, sparen Sie kostbare Zeit – und Nerven!

Rechtssicherheit im Bauablauf

Die lückenlose Baudokumentation sorgt dafür, dass Sie im Falle einer Gewährleistung auf der sicheren Seite sind. Das Speichern von Daten ist auch noch nach Projektabschluss möglich. Somit sind alle Schritte des Bauprozesses hinterlegt und können jederzeit nach Bedarf aufgerufen werden. Entsprechend lückenlos und sicher ist das nachweisen von Ihren Tätigkeiten. Mit der digitalen Baustellendokumentation halten Sie im Streitfall rechtssichere Dokumente in Händen, die Ihre Leistung gegenüber Dritten beweisen.

Datenverluste vermeiden

Das Speichern von Daten, das noch nach  Projektabschluss möglich ist, sorgt für mehr Sicherheit bei der Gewährleistung. In einer digitalen Bauakte werden alle Dokumente zentral zur Verfügung gestellt und revisions­sicher archiviert. Sämtliche Dokumente werden auf DIN ISO 27001 zertifizierten Servern gespeichert und können so noch jahrelang nach Abschluss eines Projekts eingesehen werden. Damit sind Sie bestens vor Daten­verlusten geschützt! 

Digitale Ordnerstruktur oder Digitale Bauakte App?

Speziell für diesen Anwendungsbereich konzipiert, ermöglichen Apps ein besonders einfache Handhabung der Baudokumente. Der Nachteil: Sie müssen die Unterlagen meist zunächst in einem anderen Programm generieren, um sie später in das Programm hochladen zu können. Wie wir es drehen und wenden: An der Erstellung digitaler Unterlagen kommen Sie nicht herum. Deshalb unser Tipp: Anstatt mit einer Digitale Bauakte App zu arbeiten, sollten Sie dafür sorgen, dass Sie möglichst schnell und einfach digitale Dokumente erstellen können. 

Vereinfachen Sie Ihre Dokumentenerstellung mit einer Bausoftware

Mit einer Bausoftware haben Sie die Möglichkeit, digital auf der Baustelle und im Büro zu arbeiten. Indem Sie beispielsweise Ihre Baudokumentation mobil vor Ort abwickeln, müssen Sie später weder Notizen abtippen noch Fotos sortieren. Automatisch strukturiert gespeichert können Sie sich außerdem sicher sein, dass Sie Ihre Informationen jederzeit wiederfinden. Und auch die Dokumentenerstellung erfolgt automatisiert und einfach: Per Klick erstellen Sie professionell formatierte Berichte und Protokolle, die Sie per Mausklick an die relevanten Partner weiterleiten können – sei es das Bautagebuch, die Tagesberichte oder die aktuelle Mängelliste. Ob Sie diese Dokumente anschließend in Ihre Digitale Bauakte App laden oder in Ihren Ordnern ablegen, dürfen Sie selbst entscheiden. 

Digitale Dokumente per Knopfdruck: Sparen Sie Zeit bei der Bauakte mit Capmo

Ob Sie mit einer Digitale Bauakte App oder ausgeklügelten Ordnerstruktur arbeiten: Am meisten Zeit können Sie bei der Dokumentengenerierung sparen, indem Sie diese nervige Aufgabe effizient und einfach mit einer Bausoftware abwickeln. Wie Sie sich das in der Praxis vorstellen können, sehen wir uns am Beispiel von Capmo an. Mit Capmo nehmen Sie die wichtigsten Informationen zu Ihrem Bauprojekt mobil auf der Baustelle auf. Verschiedenste Berichte und Protokolle generieren und exportieren Sie im Anschluss per Mausklick. Stundenlanges Formatieren gehört damit der Vergangenheit an, die Auffindbarkeit von Informationen ist garantiert und Sie sind rechtlich auf der sicheren Seite. So sorgt Capmo dafür, dass Sie Ihre Digitale Bauakte effizient und einfach pflegen können und mehr Zeit fürs Wesentliche haben.

Diese und viele weitere Dokumente können Sie mit Capmo automatisch erstellen:

• Digitales Bautagebuch & Tagesberichte: Die Bausoftware ermöglicht Ihnen eine mobile Erstellung Ihres Bautagebuchs. Die wichtigen Informationen samt Fotos speichern Sie direkt auf der Baustelle; wiederkehrende Informationen sowie das Wetter fügt Capmo automatisch hinzu. So haben Sie weniger Aufwand bei der Erfassung Ihrer Daten und vergessen keine Tagesberichte mehr. 
• Mängel- und Pendenzenlisten: Sie möchten Ihren Nachunternehmern einen Überblick über offene Vorgänge geben? Wenn Sie mit Capmo arbeiten, haben Sie die nötigen Unterlagen in Sekundenschnelle zur Hand. Wählen Sie ganz einfach die relevanten Tickets aus und exportieren Sie diese zu einer Mängelliste. Per Mausklick versenden Sie diese anschließend an die relevanten Partner und jeder ist wieder auf dem neuesten Stand. 
• Checklisten für Prüfberichte: Auch Prüfberichte für beispielsweise Genehmigungen oder den Brandschutz dürfen in Ihrer digitalen Bauakte nicht fehlen. Damit Sie dabei keinen Punkt vergessen, können Sie sich mit Capmo im Büro eine To-Do Liste erstellen. Auf der Baustelle haben Sie so alle wichtigen Aufgaben vor Augen und können diese strukturiert abarbeiten. 
• Vorgangsdokumentation für Behinderungsanzeigen: Damit Sie eine Behinderung wirksam anzeigen können, muss diese vollständig und an einem Ort dokumentiert sein. Mit Capmo gelingt Ihnen dies dank der rechtssicheren Baudokumentation.  Sobald Sie ein Ticket zu einem Vorgang angelegt haben, notieren Sie jegliche Rücksprachen und Entwicklungen in dem Kommentarfeld. Dank der Ticket-Historie ist der Bearbeitungsverlauf lückenlos nachvollziehbar. So stellen Sie sicher, dass all Ihre Ermahnungen, Fristverlängerungen und Absprachen revisionssicher dokumentiert sind.

Unser Fazit: Mit digitalen Dokumenten machen Sie sich das Leben leichter

Durch den Einsatz einer Bausoftware machen Sie sich die Arbeit mit Ihrer Digitalen Bauakte deutlich leichter. Der mobile Dokumentation auf der Baustelle, die automatische Berichterstellung und die strukturierte Speicherung Ihrer Informationen erleichtert Ihre tägliche Arbeit als Bauleiter um ein Vielfaches. Sie sparen Zeit und Kosten, behalten stets den Überblick über den Baufortschritt und schaffen Rechtssicherheit. Überzeugen Sie sich selbst und testen Sie die automatische Berichterstellung und die digitale Bauakte in der Praxis.