Virtueller Projektraum im Bauwesen: So finden Sie den besten Anbieter

Teil des Bauprojektmanagement ist die Suche nach dem virtuellen Projektraum für das Projekt. Und diese kann Zeit und viele Nerven kosten. Damit Sie die richtige Entscheidung für Ihr Unternehmen treffen, sehen wir uns an, welche Eigenschaften Ihr virtueller Projektraum im Bauwesen erfüllen muss und wie Sie den passenden finden.

Virtuelle Projekträume: Was und wozu?

Ein virtueller Projektraum, auch Projekt-Kommunikations-Management-System (PKM oder PKMS) genannt, ist eine webbasierte Software für das Projektmanagement. Als kollaborative Informationssysteme für geschlossene Benutzergruppen stellen sie Dokumente oder Informationen für zugriffsberechtigte Projektbeteiligte rund um die Uhr von jedem internetfähigen Rechner der Welt aus bereit.

Ein virtueller Projektraum hat im Bauwesen diverse Vorteile:

• Prozessaktualität
• Geschwindigkeit
• Dokumentation
• Transparenz
• Rechtssicherheit

Bauprojekte, die über virtuelle Projekträume abgewickelt werden, zeugen häufig von einer Qualität des Bauprozesses, während die Baukosten sinken. Wie das möglich ist? Ein virtueller Projektraum vereinfacht das Projektmanagement, indem die Projektplanung digitalisiert und für alle Projektbeteiligten zugänglich wird – auch über die Unternehmensgrenzen hinweg. So wird die Zusammenarbeit einfacher sowie effektiver.

Welche Funktion haben Projekträume?

Virtuelle Projekträume übernehmen die verschiedensten Funktionen in Ihrem Bauprojekt: Sie helfen Ihnen, auf dem aktuellen Stand zu bleiben, und sorgen dafür, dass Ihre externen Partnern mit im Boot bleiben. Die wichtigsten Funktionen lassen sich in 6 Bereichen zusammenfassen:

Benutzergruppen: Für die Zusammenarbeit im virtuellen Projektraum Ihres Bauprojekts können Personen festgelegt werden, die Zugriff auf die Dokumente und Informationen erhalten. Diese Daten sind schließlich jederzeit über einen internetfähigen Rechner, Smartphone oder Tablet abrufbar.

Zugriff: Der Zugriff auf die Projektdaten erfolgt über sichere Authentifizierungsverfahren sowie rollenbasierte projekt- und personenspezifische Zugriffsmechanismen. So wird Datensicherheit gewährleistet. Die Einsichtsverwaltung auf Basis von Rollen, Funktionen oder Personen erlaubt, dass zum Beispiel Stellvertreter Einsicht in die Dokumentation und Kommunikation nehmen können.

Funktionsumfang: Idealerweise sollte der virtuelle Projektraum die wichtigsten Aktivitäten Ihres Tagesgeschäfts bzw. Ihrer Tätigkeiten auf dem Bau abdecken – inklusive der Kommunikationswege mit involvierten Dritten. Mögliche Funktionen sind Bautagebuch, Baudokumentation und Mängelmanagement, Dokumentenmanagement, Planmanagement und Projektkalender.

Benachrichtigungen: Über alle Änderungen im Projektkommunikation-Managementsystem können die betroffenen Teilnehmer über Benachrichtigungsautomatismen (Push-Prinzip) informiert werden – sei es per E-Mail, SMS, Fax oder Brief. Darüber hinaus können E-Mail-Nachrichten oder individuelle Weiterleitungen konfiguriert werden. Eingehende und ausgehende Faxe werden texterkannt und sind somit durchsuchbar.

Statische und dynamische Filter: Im virtuellen Projektraum können sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Informationen und Dateien indiziert oder volltextindiziert zeitaktuell abgerufen werden. Statische und dynamische Filter auf die Ablagestruktur und den Kommunikationsverlauf ermöglichen eine übersichtliche, effektive Zusammenarbeit mit den Gewerken.

Datenschutz: Die Vertraulichkeit der Daten sollte nicht nur innerhalb der projektbeteiligten Nutzer gewährleistet werden, sondern auch im Projektkommunikation-Managementsystem an sich. Bei virtuellen Projekträumen handelt es sich um Cloud Services, über deren Datenschutzrichtlinien Sie sich im Einzelnen vorab informieren sollten.

Die Wahl des virtuellen Projektraums

Nachdem wir uns die Funktionen des virtuellen Projektraums angesehen haben, steht eine letzte, wichtige Frage im Raum:Wie finde ich den richtigen virtuellen Projektraum für mein Bauprojekt? Diese Frage ist nicht endgültig zu beantworten. Sie bedarf einer genauen Prüfung der Funktionen, Leistungen und der Kosten. Die Kosten für viele virtuelle Projekträume lassen sich häufig nicht absolut oder einmalig bestimmen. Gängige Abrechnungsmodelle berechnen sich auf Basis

• Belegter Speicherplatz pro Monat
• Teilnehmer pro Monat
• Promille der Bausumme
• Anzahl abgelegter Datensätze

Einige Anbieter legen aber auch Pauschalpreise oder Konzernlizenzen fest. Andere virtuelle Projekträume sind kostenlos. Für Sie gilt es daher, die verschiedenen Kostenmodelle für Ihr Bauprojekt im Voraus durchzurechnen, um unter der Vielzahl an Projektmanagement Software das attraktivste Angebot für Ihr Bauprojekt auswählen zu können.

Den besten Projektraum für Bauprojekte finden

Wie schon zu Beginn angedeutet, kostet die Suche nach einem virtuellen Projektraum jede Menge Zeit und Nerven. Wie Sie sich die Arbeit ersparen können? Hören Sie auf Gleichgesinnte! Kundenmeinungen, Experten- und Branchenreviews und eigenständige Tests sind wertvolle Quellen, die Ihnen die Qual der Wahl erleichtern.

Kundenmeinungen: Werfen Sie einen Blick auf die Webseiten der einzelnen Anbieter für Projektmanagement Software und lesen Sie sich Kundenbewertungen und Referenzen durch. Zum PPM Raum sind wir beispielsweise folgende Kundenmeinungen zu finden.

„Der PPM Raum ist die Basis für eine transparente und effiziente Kommunikation für all unsere Projekte im Unternehmen geworden“ – Klaus Erhardt, Geschäftsführer E+H Bauunternehmung GmbH.

„Durch die zentrale Projektplattform PPM ist es uns möglich, jederzeit den aktuellsten Informationsstand abzubilden, abzurufen, sowie den entsprechenden Beteiligten sicher zur Verfügung zu stellen“ – Martin Klischat, Geschäftsleiter Zweckverband Senefelder-Schule.

Expertenreviews: Neben den Kundenmeinungen lassen sich auch viele Expertenbewertungen der am Markt existierenden virtuellen Projekträume finden. Hierzu empfehlen wir Ihnen als Lektüretipp das ePaper über Projekt-Kommunikations-Management-Systeme (PDF-Datei), herausgegeben vom Arbeitskreises Planungsmanagementsysteme der Bayerischen Ingenieurkammer-Bau (Bayika). 

Eigenständiger Test: Sollten Sie mehrere Softwarelösungen für virtuelle Projekträume zur Auswahl haben, empfehlen wir Ihnen, zunächst ein Pilotprojekt auszuwählen und die Projekträume einzeln zu testen. Hierdurch stellen Sie sicher, dass Sie am Ende auch die Lösung kaufen, die am besten zu Ihnen passt. Die meisten Anbieter stellen Ihre Software als kostenlose Testversion zur Verfügung – beispielsweise können Sie Capmo 14 Tage kostenlos testen!