CAPMO Digitale Baudokumentation, Aufgaben- und Mängelmanagement
Mängelrüge Vorlage

Mängelrüge: Richtig auf Mängel reagieren inkl. Muster und Vorlage

Sie müssen einiges beachten, wenn Sie bei Ihrem Arbeitnehmer einen Mangel beanstanden möchten. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie genau Sie eine „Mängelrüge“ (Bauvertrag laut BGB) bzw. bei eine „Mängelanzeige“ (Bauvertrag laut VOB) verfassen und klären alle relevanten Fragen wie:

  • Was genau ist ein Baumangel?
  • Welche Rolle spielt die Bauabnahme?
  • Wie lange ist die Verjährungsfrist von Baumängeln?
  • Wie sieht eine Mängelrüge inhaltlich aus?
  • Welche Schritte folgen nach der Mängelrüge?

Mängelrügen sind auf der Baustelle all gegenwertig, da sie unweigelich mit Baumängeln einher gehen. Dennoch gilt es in dieser Situation einen kühlen Kopf zu bewahren, denn ein effizientes Mängelmanagement legt den Grundstein für eine produktive Baustelle

Baumängel – Wann genau liegen sie vor?

Um einen Baumangel zu beanstanden, müssen Sie ihn erst einmal erkennen. Wann also haben Sie den Anspruch eine Mängelrüge zu formulieren? Einfach ausgedrückt genau dann, wenn der „Ist-Zustand“ einer Leistung nicht dem geschuldeten „Soll-Zustand“ entspricht. Denn Ihr Arbeitnehmer ist dazu verpflichtet, seine Leistung zum Zeitpunkt der Bauabnahme frei von Sachmängeln abzuliefern.

Ein Sachmangel liegt dann vor, wenn die Leistung nicht die vereinbarte Beschaffenheit hat oder sich nicht für ihre gewöhnliche Verwendung eignet. Der Soll-Zustand beinhaltet also zum einem Eigenschaften, die das jeweilige Bauwerk grundsätzlich haben muss. Schließlich versteht sich von selbst, dass aus der Dusche am Ende des Tages heißes und kaltes Wasser fließen soll. Zum anderen können Sie im Voraus mit Ihrem Arbeitnehmer speziell gewünschte Eigenschaften ausdrücklich festlegen.


Lesen Sie weiter:  Baumängel – 3 Methoden um Zeit bei der Aufnahmen von Mängeln zu sparen – 2018


Ein nichtvorhandener Soll-Zustand beeinträchtigt dann den Wert und die Gebrauchsfähigkeit des Bauwerks. Und Sie haben ein Recht auf Beseitigung aller Mängel, für die der Arbeitnehmer verantwortlich ist  – allerdings nur, wenn Sie dies auch vor Ablauf der Mängelanspruchsfristen schriftlich einfordern! Der Countdown für die Fristen startet mit der offiziellen Bauabnahme.

Bauabnahme – Warum ist sie so wichtig?

Die Bauabnahme spielt bei Mängelrügen eine entscheidende Rolle, denn sie legt den Grundstein für alle zukünftigen Mängelansprüche. Nach einer gemeinsamen Begehung des Bauwerkes, bestätigen Sie als Arbeitgeber bei der Bauabnahme, dass alle Leistungen vertragsgemäß erbracht wurden.

Ist dies nicht der Fall, wird ein ausführliches Protokoll erstellt, in dem alle Mängel festgehalten werden. Dem für die Baumängel verantwortlichen Unternehmer setzen Sie danach eine angemessene Frist, um diese wieder zu beseitigen.

Nehmen Sie sich für diesen Prozess genug Zeit und arbeiten Sie hier so gründlich wie möglich, denn mit der Bauabnahme wird auch die Beweislast für danach entdeckte Mängel umgekehrt. Das heißt im Klartext: Wenn Sie drei Monate nach der Bauabnahme einen Sprung im Fliesenboden entdecken, müssen Sie beweisen, dass dieser von den Handwerkern verursacht wurde. Und das kann sich zu diesem Zeitpunkt durchaus schwierig gestalten.


Lesen Sie weiter:  Die “richtige” Bauabnahme – worauf Sie unbedingt achten müssen!


Verjährungsfrist für Mängelansprüche – Wie lange haben Sie Zeit?

Selbst wenn Sie nach der Bauabnahme beweisen können, dass der Baumangel auf das Konto Ihres Arbeitnehmers geht, kann es schon zu spät sein. Je nachdem auf welcher rechtlichen Grundlage Ihr Bauvertrag basiert, haben Sie nämlich nur 5 Jahre (laut BGB) bzw. 4 Jahre (laut VOB) Zeit, um einen Mangel zu beanstanden. Liegen Sie allerdings noch innerhalb der jeweiligen Frist, haben Sie Anspruch auf Beseitigung bzw. Nachbesserung.  

Aufgepasst! Beseitigen Sie den Baumangel auf gar keinen Fall selbst, sondern gehen Sie den formellen Weg einer schriftlichen Mängelrüge. Denn andernfalls ist nicht mehr belegbar, wer ursprünglich für den Mangel verantwortlich ist.

Mängelrüge vs. Mängelanzeige – Was ist was?

Zwei Begriffe, eine Bedeutung. Sowohl bei der Mängelrüge, wie auch bei der Mängelanzeige handelt es sich um eine schriftliche Auflistung aller Baumängel, die an den Auftragnehmer mit einer Frist zur Beseitigung bzw. Nachbesserung geschickt wird.

Der einzige Unterschied liegt in der Begrifflichkeit: Das BGB bezeichnet diesen Prozess als „Mängelrüge“, während die VOB hier von einer „Mängelanzeige“ spricht. Inhaltlich haben aber beide die gleichen Anforderungen und Voraussetzungen.

Mängelrüge und Mängelanzeige – Was muss rein?

Wir haben es bereits erwähnt: Inhaltlich sind die Mängelrüge laut BGB und die Mängelanzeige laut VOB gleich aufgebaut. Das A und O ist die Vorabdokumentation der vorliegenden Baumängel mit Fotos. Diese können Sie dank der Mängelmanagementsoftware von CAPMO schnell im Bauplan verorten, in der Cloud speichern und mit Ihrem Arbeitnehmer teilen.


Lesen Sie weiter:  Mängelmanagement – Wie Sie durch Bausoftware Mängel reduzieren


Sobald Sie den Ist-Zustand digital dokumentiert haben, gilt es die schriftliche Anzeige bzw. Rüge zu verfassen. Darin müssen Sie alle gefundenen Baumängel listen und ihr Erscheinungsbild beschreiben. Im Idealfall stellen Sie diese sogar technisch genau dar und nennen die Ursachen für den entsprechenden Mangel. Letzteres ist zwar nicht verpflichtend, trägt aber sicherlich zur effizienten Kommunikation bei.

Neben dieser Auflistung müssen Sie dem Arbeitnehmer zudem eine genau datierte Frist – meist 14 Tage – setzen, innerhalb welcher er den Mangel beseitigen muss. Dazu bietet es sich an, bereits eine Drohung auszusprechen, was bei Nichtbeachten der Frist passiert, mitunter:

  • Entzug des Auftrages während der Bauphase
  • Selbst- oder Ersatzvornahme der Mangelbeseitigung zu Kosten des Arbeitnehmers
  • Anspruch auf Schadensersatz

Natürlich müssen Sie sich hier noch nicht festlegen, welche der Optionen Sie im Ernstfall in die Tat umsetzen werden.

Sobald die Mängelrüge bzw. die Mängelanzeige verfasst ist, müssen Sie sie nur noch per Einschreiben mit einem Rückschein abschicken. Das ist wichtig, denn so gehen Sie auf Nummer sicher, dass der Arbeitnehmer später nicht behaupten kann, Ihr Brief sei auf dem Postweg verschollen.

Keine Reaktion – Welche Optionen haben Sie?

Der Rückschein bestätigt es: Ihr Arbeitnehmer hat Ihre Post erhalten, aber innerhalb der Frist nicht reagiert. Die Mängel bestehen immer noch. Wie sehen in diesem Fall Ihre nächsten Schritte aus?

  • Geld einbehalten: Als erstes haben Sie während der Bauphase das Recht, einen Teil der Rechnung nicht zu bezahlen, bis der Mangel behoben ist. Ein angemessener Betrag ist hier in etwa die zweifache Höhe der Mängelbeseitigungskosten.
  • Nachfrist setzen: Da der Arbeitnehmer Ihre erste Frist ignoriert hat, gilt es nun eine Nachfrist zu setzen. Auch das muss schriftlich erfolgen.

Verstreicht auch die zweite Frist ohne eine Rückmeldung, können Sie zu folgenden Optionen greifen:

  • Selbstvornahme: Sie können einen anderen Unternehmer mit der Mängelbeseitigung beauftragen und die Kosten Ihrem ursprünglichen Arbeitnehmer in Rechnung stellen.
  • Vergütung mindern: Sie haben das Recht die Vergütung Ihres Arbeitnehmers zu mindern.
  • Rücktritt: Bei erheblichen Mängeln können Sie sogar ganz vom Vertrag zurücktreten.
  • Schadensersatz: Sind Ihnen finanzielle Verluste bzw. Mehraufwendungen durch die Verzögerung entstanden, können Sie diese dem Arbeitnehmer in Rechnung stellen.

Mängelrüge Vorlage / Muster – Musterbrief zum Herunterladen

Zum einen finden Sie eine Vorlage bzw. ein Muster einer Mängelrüge sowie eine Vorlage zur Setzung einer Nachfrist zum Herunterterladen. Die Nachfrist wird gesetzt, wenn die die erste Frist tatsächlich erfolglos verstreicht. Innerhalb dieses Schreibens wird in aller Regel eine zweite Frist gesetzt, die auf die weiteren Konsequenzen sowie auf die Einbehaltung der Restzahlung hinweist.

Mängelrüge – Vorschau der Vorlage / des Musters

Mängelrüge Vorlage herunterladen

Mängelrüge Nachfrist Vorlage herunterladen

 

Einen Schritt voraus 

Hole dir unseren Newsletter

envelope