CAPMO Digitale Baudokumentation, Aufgaben- und Mängelmanagement
Einführung Bau-Software

Wie Sie Bausoftware erfolgreich in Ihrem Unternehmen einführen!

In der Baubranche ist das Schlagwort Digitalisierung derzeit in aller Munde. Und das ist gut so! Denn egal ob Architektur oder Ingenieurbüro, Bauunternehmen, Installationsbetrieb oder Ausbaugewerk, viele Betriebe stehen beim Thema Digitalisierung noch am Anfang. Dabei können in den meisten Fällen schon einfache digitale Hilfsmittel einen großen Mehrwert für Unternehmen und Mitarbeiter stiften. Vielen Verantwortlichen ist das längst klar. Die großen offenen Fragen sind viel mehr: “Wie schaffe ich eine digitale Arbeitsweise im Unternehmen?”, “Wie führe ich Software richtig ein?” oder “Wie überzeuge ich meine Mitarbeiter, digitale Tools zu nutzen?”

Über die Bedenken, die Sie als Entscheider bei der Einführung von Software haben, welche Antworten es darauf gibt und wie man Software Schritt für Schritt erfolgreich einführt – dazu erfahren Sie alles in diesem Beitrag.

Wenn Sie noch auf der Suche nach der passenden Software sind, schauen Sie doch vorher einmal bei unseren Artikeln über die besten Apps für Bauleiter oder die besten Apps für Architekten vorbei.

1. Machen Sie sich den Mehrwert für Ihre Mitarbeiter klar

Sie haben sich für die Einführung einer neuen Software bei Ihnen im Betrieb entschieden. Herzlichen Glückwunsch! Einen ersten wichtigen Schritt sind Sie damit bereits gegangen. Jetzt kommt es darauf an, auch die Mitarbeiter davon zu überzeugen. Machen Sie sich an dieser Stelle klar, dass für Ihre Mitarbeiter eventuell andere Probleme im Vordergrund stehen als für Sie selbst.

Ein einfaches Gedankenexperiment hilft dabei, dies herauszufinden. Stellen Sie sich folgende beiden Fragen. An einem beliebigen Beispiel von CAPMO zeigt sich, wie gut man dadurch verstehen kann, welche Aspekte Sie und welche ein Mitarbeiter mit der CAPMO Software lösen möchten.

  • Als Geschäftsführer will ich mit [CAPMO] erreichen, dass [ich immer einen Überblick über offene Mängel habe], damit ich [früh genug bei Problemen Bescheid weiß].
  • Als Mitarbeiter will ich mit [CAPMO] erreichen, dass [ich Mängel/Schäden/ Behinderung schnell aufnehmen kann], damit ich [keine Nacharbeit mehr im Büro habe].

Das einfache Gedankenexperiment hilft Ihnen dabei zu verstehen, wo Mitarbeiter einen Mehrwert in der neuen Software sehen. Wenn Sie nicht nur den Mehrwert für sich selbst oder übergreifend für die Firma sehen, sondern auch den konkreten Vorteil für die Mitarbeiter aufzeigen können, ist die meiste Arbeit schon gemacht.

  • Tipp von CAPMO: Mehrwert für jeden Mitarbeiter klar aufzeigen und kommunizieren

Beispiel: “Mit CAPMO kannst du schneller Mängel/Schäden/Behinderungen aufnehmen und ersparst dir damit Doppelarbeit und lange Nacharbeit im Büro. Mit CAPMO kannst du schneller Mängel/Schäden/Behinderungen aufnehmen und kannst bei Problemen den Vorgang schnell finden und dich vor Problemen und Ärger damit schützen.”

2. Verstehen Sie die Bedenken Ihrer Mitarbeiter

Die Vorteile einer neuen Software für Mitarbeiter zu verstehen ist ein wichtiger Punkt. Ebenso wichtig ist es aber die Bedenken der Mitarbeiter zu verstehen. Keine Veränderung ohne Widerstand, und ohne Widerstand keine Veränderung. Bleiben Sie also hartnäckig und verstehen Sie die Bedenken Ihrer Mitarbeiter. Dazu eignet sich ein offenes Gespräch meist am besten. Denn viele Bedenken können durch offene Gespräche einfach und schnell genommen werden. Sie müssen nur verstanden und angesprochen werden. Bleiben Sie hier dran.

Bedenken die Mitarbeiter häufig haben, sind unter anderem: Mehraufwand statt Erleichterung durch eine Software, Überforderung und lange Einarbeitungszeiten. Im nächsten Schritt zeigen wir, wie Sie auf diese eingehen können und so Mitarbeiter für die neue Software gewinnen.

3. Lösen Sie die Bedenken der Mitarbeiter

Sobald Sie die Bedenken Ihrer Mitarbeiter verstanden haben, sollten Sie diese nicht ignorieren. Gehen Sie aktiv auf die Bedenken ein. Softwareanbieter wie CAPMO unterstützen Sie aktiv in diesem Prozess mit Infomaterial, Schulungen und mehr. Die Praxis zeigt, dass sich fast alle Mitarbeiter überzeugen lassen, wenn Sie folgende vier Punkte beachten:

  • Setzen Sie auf einfache Software statt komplexe Spezialanwendung

Bausoftware gibt es seit Anfang der 90er. Die bisherigen Lösungen waren meist komplex zu bedienen und es dauerte Wochen, wenn nicht Monate, um damit arbeiten zu können. Das überfordert Mitarbeiter! Sie haben Angst, Fehler zu machen oder haben keine Zeit, sich einzuarbeiten. Wenn Mitarbeitern nicht innerhalb von fünf Minuten verstehen, wie man eine Software bedient, wird doch wieder Papier, Stift und WhatsApp (WhatsApp am Bau verboten) benutzt. Komplizierte Software frustriert Mitarbeiter. Setzen Sie daher auf einfach zu bedienende Tools.

  • Führen Sie Software Schritt für Schritt ein

Auch wenn Ihre neue Software Sie in vielen Dingen unterstützt,  führen Sie Ihre Mitarbeiter Schritt für Schritt heran. Zeigen Sie den Mitarbeitern erst eine Funktion und lassen Sie damit arbeiten. Erst wenn die Kollegen erfolgreich damit arbeiten, sollten Sie den nächsten Schritt gehen und eine weitere Funktion zeigen. So begeistern Sie Ihre Mitarbeiter Schritt für Schritt.

  • Stellen Sie einen Ansprechpartner für Fragen

Nichts ist schlimmer, als wenn sich einer Ihrer Kollegen mit der neuen Software beschäftigt und niemand hat, der offene Fragen beantworten kann. Stehen Sie immer für Fragen zur Verfügung. Noch besser ist es, wenn Sie bei Ihrem Softwareanbieter einen Kontakt für Ihre Mitarbeiter haben, den diese bei Fragen ansprechen können. Bei CAPMO legen wir großen Wert darauf, Sie in der Einführung zu unterstützen. Deshalb bekommt jeder neue Kunde einen persönlichen Ansprechpartner für Fragen rund um das Produkt.

  • Lassen Sie sich in der Einführung begleiten

Eine gute Software zeichnet sich immer auch durch eine individuelle Einführung aus. Dort können alle offenen Fragen und bestehende Bedenken noch einmal aufgegriffen werden. Bei CAPMO erhält jeder Kunde eine solche Einführung.

Wenn Sie diese Punkte bei der Einführung von Software beachten, nehmen Sie Ihren Mitarbeitern schon den Großteil Ihrer Sorgen. Sind die Sorgen genommen, geht es darum den Nutzern die Vorteile durch die neue Software greifbar zu machen.

4. Machen Sie die Vorteile der Software für Ihre Mitarbeiter greifbar

In Schritt Eins haben Sie Sich bereits klar gemacht, wo die Vorteile für Ihre Mitarbeiter liegen. Diese müssen Sie Ihren Kollegen jetzt greifbar vermitteln. Am besten machen Sie das, indem Sie die Vorteile an einem Beispiel zeigen. CAPMO etwa bietet Ihnen eine einfache und intuitive Lösung für Baudokumentation, Aufgaben-und Mängelmanagement. Für Ihre Mitarbeiter heißt das konkret:

“Wenn ich auf der Baustelle alles mit CAPMO aufnehme, bin ich mit der Dokumentation vor Ort fertig und kann mir im Büro einen fertigen Bericht ausgeben lassen. Notizen übertragen, Fotos nachträglich zuordnen und Co. ist damit nicht mehr nötig.”

“Durch CAPMO habe ich meine Baupläne immer digital dabei und kann Fotos direkt im Plan verorten. Nachunternehmer wissen daher ohne große Erklärung immer wo etwas zu erledigen ist.”

5. Finden Sie einen Champion

Nicht alle Mitarbeiter nehmen Software gleich schnell an. Es gibt aber immer Vorreiter (“Champions”), die neue Software gerne ausprobieren. Finden Sie diesen Kollegen oder Kollegin. Dadurch schaffen Sie für andere Mitarbeiter ein Vorbild. Ihr Champion ist Ihr wichtigster Unterstützer unter den Mitarbeitern. Er hilft Kollegen bei Problemen und kann aus eigener Erfahrung berichten, welche Vorteile die Software im täglichen Einsatz hat.


Digitalisierung ist für Architekten, Ingenieure, Installateure, Ausbauer und alle anderen in der Bauindustrie das Thema der Stunde. Mit CAPMO helfen wir kleinen wie großen Unternehmen dabei die Baudokumentation, das Aufgaben-und Mängelmanagement zu digitalisieren. Wenn Sie die fünf beschriebenen Schritte befolgen, gelingt die Einführung  auch bei Ihnen im Handumdrehen.

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