Mängelrüge: Wie Sie richtig auf Mängel reagieren (inkl. Muster und Vorlage)

Mängelanzeige schreiben

Mängelrügen sind auf der Baustelle allgegenwärtig, da sie unweigerlich mit Baumängeln einhergehen. In dieser Situation gilt es einen kühlen Kopf zu bewahren, denn ein effizientes Mängelmanagement legt den Grundstein für eine produktive Baustelle. Dazu erfahren Sie in diesem Artikel alles, was Sie zu Baumängel, Bauabnahme, „Mängelrüge“ bzw. „Mängelanzeige“ wissen müssen. Im Anhang erhalten Sie Vorlagen für eine Mängelrüge und zur Setzung einer Nachfrist. 

Baumängel – Wann genau liegen sie vor?

Um einen Baumangel zu beanstanden, muss dieser zunächst erkannt werden. Einfach ausgedrückt: Ein Baumangel liegt vor, wenn der „Ist-Zustand“ einer Leistung nicht dem geschuldeten „Soll-Zustand“ entspricht. Das BGB spricht von einem „Sachmangel, der also vorliegt, wenn die Leistung nicht die vertraglich vereinbarte Beschaffenheit hat oder sich nicht für ihre gewöhnliche Verwendung eignet. Schließlich versteht sich von selbst, dass aus der Dusche am Ende des Tages heißes und kaltes Wasser fließen soll. Aber auch speziell gewünschte Eigenschaften können im Voraus ausdrücklich als Soll-Zustand festgelegt werden.

Ein nicht vorhandener Soll-Zustand beeinträchtigt den Wert und die Gebrauchsfähigkeit des Bauwerks. Bauherren bzw. Auftraggeber haben ein Recht auf die Beseitigung aller Baumängel, für die das ausführende Bauunternehmen, Handwerker oder Subunternehmer verantwortlich sind – allerdings nur, wenn die Mängelbeseitigung auch vor Ablauf der Mängelanspruchsfristen schriftlich eingefordert wurde. Der Countdown für die Fristen startet mit der offiziellen Bauabnahme. 

Die Bauabnahme - Grundstein für Mängelansprüche

Die Bauabnahme spielt bei Mängelrügen eine entscheidende Rolle, denn sie ist die Grundlage für alle zukünftigen Mängelansprüche. Nach einer gemeinsamen Begehung des Bauwerkes, bestätigt Sie als Bauleiter bei der Bauabnahme, dass alle Leistungen vertragsgemäß erbracht wurden. Ist dies nicht der Fall, wird ein ausführliches Protokoll erstellt, in dem alle Mängel festgehalten werden. Dem für die Baumängel verantwortlichen Unternehmer wird danach eine angemessene Frist gesetzt, um diese wieder zu beseitigen.

Für diesen Prozess sollten Sie sich genug Zeit nehmen und so gründlich wie möglich arbeiten, denn mit der Bauabnahme wird auch die Beweislast für danach entdeckte Mängel umgekehrt. Das heißt im Klartext: Wird drei Monate nach der Bauabnahme ein Sprung im Fliesenboden entdeckt, müssen Sie beweisen, dass dieser von den Handwerkern verursacht wurde – und das kann sich zu diesem Zeitpunkt durchaus schwierig gestalten.

Verjährungsfrist für Mängelansprüche – Wie lange haben Sie Zeit?

Selbst wenn Sie nach der Bauabnahme beweisen können, dass der Baumangel auf das Konto einer Ihrer Arbeitnehmer geht, kann es schon zu spät sein. Je nachdem auf welcher rechtlichen Grundlage Ihr Bauvertrag basiert, haben Sie nämlich nur 5 Jahre (laut BGB) bzw. 4 Jahre (laut VOB) Zeit, um einen Mangel zu beanstanden. Liegen Sie allerdings noch innerhalb der jeweiligen Frist, haben Sie Anspruch auf Beseitigung bzw. Nachbesserung.  

Aufgepasst! Beseitigen Sie den Baumangel auf gar keinen Fall selbst, sondern gehen Sie den formellen Weg einer schriftlichen Mängelrüge und sorgen dafür, dass der Mangel vom verantwortlichen Unternehmer beseitigt wird. Denn andernfalls ist nicht mehr belegbar, wer ursprünglich für den Mangel verantwortlich ist.

Mängelrüge vs. Mängelanzeige - Was ist was?

Zwei Begriffe, eine Bedeutung: Sowohl bei einer Mängelrüge als auch bei einer Mängelanzeige handelt es sich um eine schriftliche Auflistung aller Baumängel, die an den Auftragnehmer mit einer Frist zur Beseitigung bzw. Nachbesserung geschickt wird. Der begriffliche Unterschied ergibt sich aus BGB bzw. VOB: Das BGB bezeichnet diesen Prozess als „Mängelrüge“, während die VOB von einer „Mängelanzeige“ spricht.

Inhaltlich haben aber Mängelrüge bzw. Mängelanzeige die gleichen Anforderungen und Voraussetzungen. Das A und O ist die sorgfältige Mängeldokumentation: Mit einer Mängelmanagementsoftware wie Capmo können Sie vorliegende Baumängel mit Fotos dokumentieren und direkt im Bauplan verorten, in der Cloud speichern und mit Arbeitnehmern, externen Firmen und Subunternehmern teilen.

Zum Inhalt: So stellen Sie eine Mängelanzeige

Sobald Sie den Ist-Zustand digital dokumentiert haben, gilt es die schriftliche Mängelanzeige bzw. Mängelrüge zu verfassen, in der alle gefundenen Baumängel und ihr Erscheinungsbild gelistet und beschrieben sind. Im Idealfall stellen Sie diese sogar technisch genau dar und nennen die Ursachen für den entsprechenden Mangel. Letzteres ist zwar nicht verpflichtend, trägt aber sicherlich zur effizienten Kommunikation bei.

Diese Auflistung müssen Sie dem Arbeitnehmer zukommen lassen – mit einer genau datierten Frist zur Mängelbeseitigung. In meistens 14 Tagen muss der entsprechende Unternehmer den Mangel beseitigen. Dazu bietet es sich an, eine Drohung  bei Nichtbeachten der Frist auszusprechen. Dabei kann es sich um Folgendes handeln:

  • Entzug des Auftrages während der Bauphase
  • Selbst- oder Ersatzvornahme der Mangelbeseitigung zu Kosten des Arbeitnehmers
  • Anspruch auf Schadensersatz

Natürlich müssen Sie sich hier noch nicht festlegen, welche der Optionen Sie im Ernstfall in die Tat umsetzen werden. Sobald die Mängelrüge bzw. die Mängelanzeige verfasst ist, müssen Sie sie nur noch per Einschreiben mit einem Rückschein abschicken. Das ist wichtig, denn so gehen Sie auf Nummer sicher, dass der Arbeitnehmer später nicht behaupten kann, Ihr Brief sei auf dem Postweg verschollen.

Keine Reaktion auf die Mängelanzeige: So können Sie vorgehen

Der Rückschein bestätigt es: Ihr Arbeitnehmer hat Ihre Post erhalten. Was gilt es aber für Sie zu tun, wenn der Arbeitnehmer nicht innerhalb der Frist reagiert hat und die Mängel immer noch bestehen? In diesem Fall bleiben in folgende Schritte:

  • Geld einbehalten: Als erstes haben Sie während der Bauphase das Recht, einen Teil der Rechnung nicht zu bezahlen, bis der Mangel behoben ist. Ein angemessener Betrag ist hier in etwa die zweifache Höhe der Mängelbeseitigungskosten.
  • Nachfrist setzen: Da der Arbeitnehmer Ihre erste Frist ignoriert hat, gilt es nun eine Nachfrist zu setzen. Auch das muss schriftlich erfolgen. 

Verstreicht auch die zweite Frist ohne eine Rückmeldung, haben Sie folgende Optionen:

  • Selbstvornahme: Sie können einen anderen Unternehmer mit der Mängelbeseitigung beauftragen und die Kosten Ihrem ursprünglichen Arbeitnehmer in Rechnung stellen.
  • Vergütung mindern: Sie haben das Recht die Vergütung Ihres Arbeitnehmers zu mindern.
  • Rücktritt: Bei erheblichen Mängeln können Sie sogar ganz vom Vertrag zurücktreten.
  • Schadensersatz: Sind Ihnen finanzielle Verluste bzw. Mehraufwendungen durch die Verzögerung entstanden, können Sie diese dem Arbeitnehmer in Rechnung stellen.
Mängelanzeige und Nachfrist - Kostenlose Vorlagen

Um Ihnen das Mängelmanagement zu erleichtern, stellen wir Ihnen eine kostenlose Mustervorlage für eine Mängelanzeige zur Verfügung. Mit einem Klick auf den Button erhalten Sie Musterbriefe als kostenlose Word-Vorlagen, die Sie individuell anpassen können. Außerdem stellen wir Ihnen einen Musterbrief für Nachfristen zum kostenlosen Download zur Verfügung, mit denen Ihnen das Mängelmanagement schneller von der Hand geht.

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